Au sein de la Direction Juridique et de la Conformité du siège social de l'Etablissement français du sang, vous assurez les tâches polyvalentes d’assistant(e) pour la directrice et l’ensemble des collaborateurs afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de l’activité de la direction.
Vos missions seront les suivantes :
* Organisation de l’agenda et évènements :
- Gérer l’agenda électronique et contrôler l’emploi du temps quotidien de la directrice,
- Assurer les prises de rendez-vous,
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
- Accueillir physiquement les rendez-vous,
- Préparer et organiser la logistique des différents évènements de la direction (réunions en présentiel et/ou distanciel via Teams, conférences téléphoniques, réseaux, comités, etc…).
- Suivre le planning de la direction (absences, congés, présentiel, etc…),
- Assister les collaborateurs dans l’organisation de leur déplacement, le choix de l’hébergement et le suivi de leur note de frais via l’outil SAP CONCUR.
* Gestion et suivi des courriers / parapheurs :
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et électronique,
- Constituer et suivre la circulation des parapheurs papiers et dématérialisés émis via DocuSign,
- Rédiger des courriers en respectant les normes rédactionnelles (courriers de transmission divers (conventions, protocoles, contrats, avis du président de l’EFS sur les dépôts de sang, etc…),
- Envoyer les courriers sortants par voie postale et/ou par mail.
- Alimenter et mettre à jour le chrono dématérialisé de la direction sur le réseau.
* Gestion et suivi des achats / commandes :
- Réaliser, via l’outil SAP, les demandes d’achat dématérialisées (DADEM) de prestations intellectuelles diverses, contrats d’assurances, conseils, etc…,
- Effectuer les commandes de matériel, fournitures et vérifier la conformité des livraisons.
- Effectuer le suivi financier des factures fournisseurs.
* Gestion documentaire et archivage :
- Gérer et actualiser la documentation juridique et réglementaire de la direction,
- Organiser le tri, l’archivage des documents, productions papiers et dématérialisées (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information sur le réseau),
- Assurer la transmission et la traçabilité des pièces juridiques reçues via Télérecours ou par courrier dans le logiciel de suivi Legal Suite ou dans les tableaux de suivi spécifiques.
* Communication et vie institutionnelle :
- Mettre en forme et diffuser des supports de communication (présentations, notes ou documents à diffuser via l’outil de GED interne GEDEON),
- Procéder au suivi et à la publication des décisions du président de l’Etablissement sur le site institutionnel de l’EFS (nominations, délégations de signature),
- Assurer le suivi des Déclarations Publiques d’intérêts effectuées sur le site gouvernemental etet mettre à jour régulièrement les tableaux d’extraction des DPI correspondants.
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