Responsable administratif et moyens généraux (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Votre environnement :
Le campus de l'innovation Mines Paris - PSL à Versailles (Délégation Versailles Satory) correspond à l'une des quatre implantations de l'École. La délégation a pour mission principale l'offre de services aux usagers. Elle rassemble près de 250 collaborateurs et étudiants.
La délégation est composée d'un bâtiment classé "Etablissement Recevant du Public (ERP) et héberge une bibliothèque et trois centres de recherche dont un classé Zone à Régime Restrictif (ZRR), ce qui implique un contrôle poussé de l'accès sur le site.
Votre challenge et vos missions :
Rattaché(e) à la Déleguée du site, vous serez le(la) Responsable du pôle administratif et moyens généraux en charge de l'entretien, de la logistique et de la coordination des activités du campus (3 personnes). A ce titre, Vous encadrerez 2 personnes (un.e assistant.e d'accueil et un gestionnaire budgétaire et financier) et travaillerez en coordination avec le Responsable technique et maintenance et la Chargée Hygiène, Sécurité et Environnement du site (HSE).
Vous serez également en charge de la gestion et de l'animation de la bibliothèque (30%), en lien fonctionnel avec la bibliothèque du site de Paris.
Vos principales missions seront les suivantes :
1/ Gestion administrative et budgétaire
- Participer à la préparation du budget prévisionnel annuel de la délégation
-Suivre la bonne exécution des budgets et assurer la saisie et le suivi des engagements pour les centres et services
- Assurer le suivi administratif des marchés et contrats
- Participer à l'organisation des événements sur le site
- Concevoir les supports de communication pour le campus
- Contribuer à l'organisation de la Commission Locale HSE (ordre du jour, envoi des convocations, rédaction des comptes rendus...)
- Participer aux actions de l'école et venir en support général en fonction de l'actualité du site (cordées de la réussite, comités divers...) en lien avec la déléguée du site
2/ Encadrement
- Management quotidien de l'assistant.e en charge de l'accueil et du gestionnaire budgétaire et financier
3/ Gestion et de l'animation de la bibliothèque
- Renseigner et former les publics
- Gérer et valoriser les ouvrages et revues (réception, équipement antivol, intégration au catalogue...)
- Gérer les transferts d'ouvrages et revue entre les bibliothèques de site
- Animer les espaces et assurer la médiation scientifique (mise en place d'exposition, valorisation des centres...)

PROFIL RECHERCHÉ :

Parlons de vous !...
Le poste s'adresse à une personne titulaire a minima d'un diplôme Bac + 2 ou de catégorie B de la Fonction Publique (grade classe supérieure ou exceptionnelle). Une première expérience professionnelle dans un poste administratif ou de pilotage des moyens généraux est requise. Une première expérience en management d'équipe sera également appréciée.
Il s'agit d'une fonction administrative et de coordination générale de l'activité d'un campus, demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d'avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines.
Le (la) candidat(e) devra être polyvalent(e) et aura les compétences nécessaires en gestion administrative et budgétaire, la connaissance des outils bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions confirmées en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d'apprentissage pour l'utilisation des logiciels internes et des procédures internes.
Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :
Savoirs et savoir-faire :
gestion administrative et budégtaire
• sens de l'organisation
• maitrise des outils bureautiques standards
• management d'équipe, notions d'anglais
Savoir-être :
• polyvalence et adaptabilité
• véritable esprit de service
• capacité à communiquer et à travailler en équipe
...Et de nous ! Travailler à Mines Paris - PSL, c'est aussi :
• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d'histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l'urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai
Mines Paris - PSL s'engage à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Mines Paris - PSL s'engage également dans l'insertion professionnel et au développement de carrière des personnes en situation de handicap