Agent d'accueil administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’agent d’accueil et administratif assure l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que l’instruction des dossiers d’affaires générales. Il gère et organise un espace d'accueil et d'information, instruit et constitue les actes d’état civil et répond à toutes demandes d’état civil et démarches administratives. Missions / conditions d'exercice ASSURER L’ACCUEIL DU PUBLIC
-Assurer l’accueil physique et téléphonique, puis l’orientation adéquate du public
-Traiter la boîte email et assurer la mise à jour du carnet d’adresses
-Assurer la prise en charge des courriers entrants et sortants : avec la machine à affranchir, Neotouch et les parapheurs.
-Gestion de l’affichage réglementaire et légal
-Diffusion / Réception de l’information interservices
-Garantir un espace d’accueil convivial et propice à l’information du public
-Assurer le secrétariat et l’archivage : courriers divers à la demande notamment de Monsieur le maire, participation aux travaux de préparation, de suivi et de finalisation des conseils municipaux (convocation, affichage, ordre du jour, compte-rendu, délibération, envoi au contrôle de légalité…)

ASSURER LE TRAITEMENT DES TITRES D’IDENTITE
-Assurer la prise de rendez-vous en fournissant la liste des pièces nécessaires ou tout information utile et proposer un délai raisonnable de RDV aux usagers.
-Traiter les demandes de RDV portant sur les titres d'identité en visant à accomplir le seuil attendu (2000 RDV / an/borne, hors challenge) en dépôt comme en retrait de passeports et de carte d'identité.
-Participer à l'élaboration et au suivi des statistiques hebdomadaires et mensuelles
-Assurer le suivi des dossiers informatiques et physiques en organisant les pièces physiques et adaptant les relances téléphoniques des usagers, du CERT, de l'ANTS voire du transporteur
-Être garant de la confidentialité des données et informations manipulées

ASSURER LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES ET D’ETAT CIVIL
-Délivrance d’extraits et de copies actes état civil, duplicatas livrets de familles…
-Créations et suivi d’actes d'état civil (naissance, décès, transcriptions, reconnaissance, choix de nom, changement de prénom, mentions marginales…)
-Préparation et suivi des dossiers de mariage, PACS, baptêmes républicains…
-Gestion des registres de l’Etat civil et des tables annuelles et décennales
-Traiter et enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
-Participer aux travaux de révision de la liste électorale (campagne de radiations, refontes…)
-Recensements des citoyens
-Attestations d’accueil
-Légalisation de signatures

GERER LES DEMANDES FUNERAIRES
-Traitement des demandes de travaux, d’inhumations après une identification rigoureuse des personnes, défunts et familles
-Suivi des dossiers de renouvellements de concessions
-Suivi de la gestion du cimetière (visite annuelle), des publications et état des concessions.
-Accueil des familles ou des opérateurs funéraires
-S’assurer du respect des procédures et de l’information des responsables, du maire et de la Police Municipale lors de la délivrance d’autorisations

ÊTRE PARTIE PRENANTE DE LA MISE EN PLACE DU GUICHET UNIQUE EN MAIRIE•Assurer le suivi habituel des activités :
-Rendre compte à la hiérarchie
-Gestion des registres des arrêtés et Conseils municipaux
-Gestion de l’archivage en mairie
-Veille juridique, suivi et mise à jour du répertoire de procédures du service
-Utilisation et création de modèles communs
-Etablir et diffuser les statistiques d’activités du service
•Participer à la mise en place du guichet unique
-Être le relai de l’information Interne/Externe
-Intégrer le processus de gestion des salles communales (Mairie / Agora / Equipements sportifs) : réservation, constitution des dossiers, contrôle de la complétude des pièces, facturation…
-Diffuser l’information des services auprès de la population (PEJ inscriptions scolaires / extra-scolaires, Urbanisme, Espaces verts et travaux) en collectant les informations préalables indispensables
-Assurer les missions déléguées par les services dans le cadre du guichet unique : remise du courrier aux domiciliés, gestion de l’agenda et la Navette Séniors, certification des signatures via France Identité
-Orienter l’engagement du service public de l’accueil en vertu des engagements proposés par la Charte Marianne

PARTICIPATIONS SOUS LE CONTROLE DU RESPONSABLE
-Préparation, organisation des élections et participation aux scrutins
-Recensement de la population
-Suivi du cimetière
-Missions spécifiques / ponctuelles : Grands événements (Course de côte), mise à jour de listes (élections, cimetière, inscriptions à une activité etc…)
-Relever les défis proposés selon l’actualité (Titres d’identité, Course de côte, Elections) Profils recherchés LES « SAVOIRS »
-Connaissance de l’organisation et du fonctionnement habituel de la mairie (organigramme, sites géographiques, élus, responsables)
-Connaissance des procédures classiques portant sur la majorité des demandes du public (RDV titres d’identité, information sur l’état civil, les mariages, les PACS ,le décès, la mise en relation avec un interlocuteur interne)
-Capacité à comprendre, analyser la demande, enregistrer les informations essentielles (nom, coordonnées, objet, lieu, urgence) et apporter un premier degré de réponse
-Capacité d’organisation et de priorisation

LES « SAVOIR-FAIRE »
-Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil (IGREC)
-Connaissance de l’environnement institutionnel
-Organisation administrative de la collectivité, et environnement géographique
-Très bonne maitrise du Français parlé-écrit (orthographe, grammaire)
-Connaissance des techniques de rédaction administrative.
-Connaissance des applications informatiques professionnelles et de la bureautique courante (Outlook, Word, Excel) et maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
-Connaissance des techniques de gestion de stress et de régulation des tensions

LES « SAVOIRS-ÊTRE »
-Savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
-Savoir rendre compte et transmettre les informations
-Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
-Esprit d'équipe
-Ecoute, Sens du contact et qualités relationnelles
-Réactivité, esprit d’initiative, dynamisme
-Organisation, rigueur
-Méthode et patience
-Discrétion
-Curiosité, désir d’apprendre
-Sérieux et ponctualité
-Sens de l’adaptation
-Adaptabilité
-Sens du service public

Le recrutement est ouvert aux personnels de la fonction publique de catégorie C de la filière administrative. Il est également ouvert à des personnels contractuels justifiant d’un diplôme validé correspondant au profil de recrutement.
Les candidatures seront examinées au fil de l'eau jusqu'à ce que le poste soit pourvu.