Hôte(sse) d'accueil, standardiste, gestionnaire administratif(ve)

Groupe RIFSEEP : 1


Code RMFP : FPLOG002A / FPUSA002A


Code REMI : ADM003A


Vos activités principales :


Premier interlocuteur des usagers et de nos visiteurs, l'hôte.esse d'accueil, standardiste jour un rôle essentiel dans l'accompagnement, l'orientation et l’information des visiteurs. Vous contribuerez à garantir un service public de qualité humain, accessible et sécurisé. Vos missions riches et variées vous placeront au cœur des activités du Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD).


Accueil (50%)


1) Accueil



* Assure l’accueil téléphonique des services de l'ATE au sein de la cité administrative Bugeaud: gérer un standard, informer, orienter les appels des usagers

* Assure l'accueil et l'information de tous les publics aux bâtiments J et H de la cité administrative

* Applique le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d'identité, remise des badges, information de l'agent recevant l'usager ou organisant la réunion, ouverture des portes d'accès...)

* Assure l'accueil des fournisseurs/transporteurs et gère les colis destinés aux structures

* Contribue à la continuité de l'information dans un cadre de gestion des crises

* Gère la réservation de salles de réunion via le logiciel GRR

* Participe activement à l'amélioration de la qualité de service



2) Courrier



* Réceptionne, relève, classe, gère les courriers Arrivé/Départ pour l'ensemble des structures (Préfecture, DDETSPP, DDT, SGCD, UDAP)

* Gestion du courrier réservé via Maarch

* Navette courrier Préfecture/Cité



Administratif (50%)


Assiste le gestionnaire du parc automobile et responsable de l'accueil pour les taches administratives


1) Fournitures



* Gère les flux de fournitures et des petits matériels de bureau inventoriés: contrôle des livraisons fournisseurs, stockage, inventaire et livraisons internes

* Contribue à la gestion des copieurs: déchets (cartouches vides, compteurs



2) Parc automobile



* Assure la suppléance de la gestion du parc automobile/vélo sous l'autorité du gestionnaire

* Participe au suivi du parc, notamment en s'appuyant sur le logiciel de gestion de parc



Votre environnement professionnel:


Activités du service:


Le secrétariat général commun (SGC) a pour mission d'assurer au plan départemental la gestion des fonctions support portées par le programme 354, notamment en matière d'achats, de ressources humaines, de logistique, d'immobilier, de ressources informatiques ou autres moyens prévus dans le contrat de service



Composition et effectifs du service:



Effectif global du SGC: 55 agents


Effectif du pôle immobilier, logistique: 13 agents



Liaisons hiérarchiques :


Directrice du SGCD et ses adjoints


Chef du pôle immobilier, logistique et son adjoint


Responsable accueil commun et gestionnaire du parc automobile



Liaisons fonctionnelles:



Agents des services, usagers, fournisseurs