Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistant.e de direction exerce une mission clef dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes et intervient, dans un rôle de coordination sur certaines missions.
Gestion des RH
Création et suivi des dossiers des salariés, réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour, simulation salariale, rédaction des promesses d’embauche et contrats de travail, déclaration AT, AM, congés) et interlocuteur/rice des salariés sur les questions RH,
Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
Gestion auprès des organismes de formation (OPCO, sites qualifiants, actualisation du PDC)
Gestion administrative
Gestion et traitement des courriers/courriels
Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)
Gestion des déplacements professionnels des salariés et des usagers de la structure
Traitement des notes de frais
Gestion des contrats conclus avec les fournisseurs, prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à la demande de la direction
Gestion administrative et suivi du parc locatif de l’établissement (locaux et flotte de véhicules)
Classement des dossiers et archivage
Commande des fournitures et outils de travail pour le personnel
Gestion financière
Alimentation, enregistrement et contrôle de la caisse
Réception et mise en paiement des factures
Rédaction des bons de dépenses et des suivis comptables
Etablir les factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suivi
Aide à la clôture du budget de l’année N et à la préparation du budget de l’année N+1 (Budget réalisé et budget prévisionnel
Gestion informatique
Gestion du parc informatique et téléphonique, en lien avec les prestataires
Soutien opérationnel
Assurer la préparation, le suivi et l’optimisation des plannings du service en s’attachant à obtenir la validation préalable de la direction
Etablir le planning d’astreinte et le communique à l’équipe après validation de la direction
Veiller à la relecture et à la transmission des écrits (diagnostic, synthèse trimestrielles, notes) rédigés par les travailleurs sociaux de l’équipe, selon les échéances judiciaires, inhérentes au marché public, établies préalablement dans un rétroplanning
Gestion administrative et suivi du parc locatif des usagers hébergés
Veiller à la bonne circulation des informations dans le service et assurer le lien quotidien avec les partenaires judiciaires et extérieurs.
Titulaire au minimum d'un diplôme de niveau IV (baccalauréat) et d'une expérience professionnelle, en tant qu’assistant administratif, vous avez une première expérience significative en gestion d'un secrétariat
-Vous avez une connaissance générale des techniques de gestion administrative : Tenue des tableaux de bord de suivi de l'activité, rédaction de courriers administratifs, notes et compte-rendu à la demande de la direction.
-Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe nécessaire)
-Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez être efficace et réactif(ve).et vous savez vous adapter rapidement.
-Vous serez amené à utiliser Word, Excel quotidiennement nos logiciels métiers, ainsi que les outils, trames et logiciels du groupe en collaboration avec les autres membres du service et de l’établissement (intrassos, HRA, EHPSOS...).
Vous êtes sensible au travail dans le champ de l’accompagnement social, et vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social.
Une connaissance du monde juridique/judiciaire serait un atout
REMUNERATION selon CCN51:
-rémunération brute annuelle à partir de 24127 euros brut annuel
-mission de coordination jusque fin d'année reconductible :114,50 euros brut mensuelle
AVANTAGES
Tickets restaurant
mutuelle et prévoyance
prime décentralisée versée en deux fois
prise en charge à 50% de l'abonnement mensuel de transport en commun
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