Missions du service
La Direction de la recherche est chargée de mettre en œuvre la politique de recherche du Cnam. Elle comporte plusieurs bureaux : bureau des études doctorales, bureau de gestion des moyens de la recherche, bureau de la veille, des partenariats et de la valorisation. Ce poste est affecté au sein du bureau de gestion des moyens de la recherche.
Missions de l'agent
Sous l'autorité de la responsable du bureau de gestion des moyens de la recherche, la gestionnaire assure les opérations de gestion administrative et financière des laboratoires qui lui sont confiés.
Activités principales :
- Assurer les opérations courantes de gestion des dépenses :
- Assurer la gestion des bons de commande : recensement des besoins des laboratoires, contrôle des demandes d'achat, saisie des bons de commandes dans le logiciel Sifac+, contrôle des livraisons et/ou des prestations, certification de service fait, réponses aux demandes éventuelles des fournisseurs, suivi de l'inventaire des laboratoires (fiches immobilisation) .
- Suivre les missions des personnels des laboratoires : recensement des demandes d'autorisations de déplacements professionnels ; saisie des ordres de missions dans le logiciel Sifac+; établissement de devis via la plateforme en ligne ou directement avec l'agence de voyage ; recensement, saisie et
contrôle des justificatifs pour mise en paiement des frais de déplacements, suivi des paiements des frais de déplacements.
- Gérer administrativement les conventions de stage (contrôle des dossiers de demande d'accueil, établissement des états mensuels, suivi des gratifications.).
- Contrôler l'application des procédures administratives et financières.
- Contribuer à la tenue de tableaux de bord et répondre à des demandes d'enquête.
- Assurer la gestion des dossiers des collègues absents.
- Utiliser les outils partagés (fichiers partagés notamment .).
- Assurer le suivi des budgets des laboratoires et la Direction de la Recherche :
- Participer à l'élaboration du budget initial et du budget rectificatif en lien avec les laboratoires, la direction des affaires financière et la responsable du bureau de gestion des moyens de la recherche.
- Gérer administrativement les conventions de recherche (demande d'ouverture de crédits, demande de transferts).
- Transmettre mensuellement aux laboratoires des tableaux de suivi des dépenses et répondre à des demandes d'enquête.
- Être force de proposition pour le bureau de gestion et les laboratoires quant à l'optimisation de la gestion des crédits.
Activités secondaires (le cas échéant) :
- Diffuser l'information relative aux procédures de gestion.
- Participer aux formations et réunions thématiques.
- Archiver régulièrement les dossiers.
Connaissance, savoir :
- Avoir une bonne connaissance générale de la réglementation administrative, financière et comptable.
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits décisionnaires des établissements d'enseignement supérieur
Savoir faire :
- Savoir utiliser des outils informatiques (Sifac+, Pack office, Teams .)
- Savoir rédiger des notes d'informations
Savoir être :
- Savoir travailler en équipe
- Etre rigoureux, disponible, réactif
- Avoir un bon sens du relationnel (contacts avec d'autres services),
- Savoir communiquer
- Savoir respecter la confidentialité des données
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