À propos de nous
L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Ce Que L’université Vous Propose
* Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
* Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
* Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
* Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)
A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.
Mission
Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !
Mettre en œuvre les dépenses du service (de fonctionnement et autres) :
* Saisir les engagements juridiques et les bons de commande
* Suivre la création et la mise à jour des fournisseurs et des clients recensés
* Etablir les factures et réunir/vérifier les justificatifs de mise en paiement
* Etablir les demandes de paiement
* Saisir et rembourser les frais de mission de l’équipe
* Gérer les virements internes
Suivre en temps réel le budget de fonctionnement sur l’année civile
* Dépenses
* Soldes restants
Assurer le classement des documents dans les dossiers informatiques attribués
* Gérer le véhicule de service (contrôle, réparation etc.)
* Suivre les demandes de réservation du véhicule
* Assurer les contrôles réguliers et les réparations
Gestion de la facturation des actions de formation
1. Suivre l’activité en temps réel et en lien avec les assistantes administratives et financières en charge de l’élaboration et de la planification des échéances de facturation
2. S'assurer de disposer de toutes les factures et de toutes les échéances pour chaque action de formation professionnelle ou d’alternance
3. Effectuer un contrôle des échéances de facture :
* Coordonnées clients (création de tiers si nécessaire)
* Informations et justificatifs liés à l’action de formation facturée
* Montant facturé
4. Recourir aux outils de contrôle et de suivi (extractions, tableurs)
5. Mettre en œuvre la procédure de facturation dématérialisée de l’établissement :
* Contrôle des données saisies et transférées
* Dépôts des pièces annexes justificatives
* Édition et envoi des factures
6. Travailler en collaboration avec l’agence comptable de l’établissement :
* Suivi du titrage des factures
* Point sur les sommes encaissées / à recouvrer
* Traitement des recettes sur compte d’attente (suivi et apurement avec édition/envoi des factures) : tableau mensuel transmis par l’agence comptable
* Gérer la relation avec les financeurs et les payeurs :
* Utiliser les différents logiciels métiers et les outils de suivi dédiés (s’assurer de la sécurisation des données saisies)
* Assurer le classement des documents dans les dossiers informatiques attribués
* Être partie prenante de la mise en place de procédures efficientes et être force de proposition pour améliorer les process
* Rendre compte de l’activité et établir un bilan
Profil
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences requises
* Posséder de solides connaissances comptables et juridiques
* Maîtriser les logiques réglementaires, administratives et financières de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage
* Maîtriser les outils bureautiques
* Maîtriser les logiciels métiers administratifs et financiers (FCA Manager, Jefyco, Neptune, Nuxéo, Eve)
* Connaître le fonctionnement du service et de l'université
* Comprendre les mécanismes comptables et financiers de l'Université et savoir s’adapter aux évolutions
* Mener une réunion
* Expliquer, argumenter et négocier
* Rédiger, synthétiser
* Être rigoureux dans le suivi des dossiers (administratif, financier etc.)
* Ajuster et adapter sa pratique professionnelle : multiplicité des interlocuteurs et des dispositifs de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage, évolutions récurrentes du cadre législatif et réglementaire
* Gérer les pics d’activités saisonniers
* Communiquer dans le respect et la transparence
* Travailler en équipe avec tous les métiers du service
Qualités
* Grande Rigueur
* Autonomie avérée
* Adaptabilité
* Fiabilité
* Sens fort de l’organisation
* Force de proposition
* Attention portée à un relationnel sain et respectueux
* Communication orale et écrite claire
* Discrétion et confidentialité
Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
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