Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) (h/f)

RESPONSABILITÉS : Mission En qualité d'Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), vous contribuez à la performance et à la bonne organisation de la direction générale en assurant le secrétariat de direction et la gestion financière de la Direction Générale et d'autres services de l'école. Activités principales Assistanat administratif - Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mail - Gérer l'agenda de la Direction et contrôler les échéances - Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction - Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l'organisation d'évènements (conférences, réunions, élections, instances...) - Diffuser de l'information interne en multicanal (mail, mise à jour de l'intranet...) - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser - Assurer l'organisation logistique et administrative du futur Conseil d'Enseignement et de la Vie Étudiante (édition de l'ODJ, convocation, rédaction du compte rendu...) en lien avec la Direction des Formations - Assurer l'organisation logistique et administrative des commissions spécifiques de la Vie Étudiante en lien avec la Direction de la Vie de Campus - Être en appui pour l'organisation du futur Conseil scientifique plénier en lien avec la Direction de la Recherche - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données - Être en appui des directions et services sur certains sujets administratifs - Assistant de prévention pour les services administratifs Gestion financière - Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale - Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions, Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) : - Finances publiques - Maitriser la bureautique - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC) – formation possible - Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l'urgence) - Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compte Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) : - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité - Réactivité et adaptabilité - Sens relationnel - Discrétion et respect de la confidentialité - Travail en équipe - Disponibilité et flexibilité