Dgddi (dg-rh2-rh4) assistant(e) en charge du secrétariat (cat.b) h/f

Description du poste

La personne recrutée aura pour missions d’assister les cheffes des bureaux RH2 (Recrutement, pilotage des emplois et formation) et RH4 (Qualité de vie et action sociale).


Les bureaux RH2 et RH4 se caractérisent par de nombreuses interactions avec :

- les services RH du Secrétariat général des MEF ;

- l’ensemble des bureaux de la sous-direction RH ;

- les sous-directions et bureaux de la Direction générale ;

- les réseaux territoriaux : responsables et services RH, conseillers et assistants de prévention, correspondants sociaux, psychologues du travail, services de la formation professionnelle et de la DNRFP ;

- les représentants des personnels.


Le ou la secrétaire des bureaux RH2 et RH4 est en charge de l’ensemble des activités courantes de secrétariat, notamment :


- Accueil téléphonique et physique : recevoir les personnes, orienter les appels, transférer et assurer le suivi des messages téléphoniques

- Gestion de l’agenda des cheffes de bureau et des adjoints : veiller à la gestion des priorités et des échéances

- Réception et envoi des courriers et courriels : gestion de l’application courrier et des BALF, assurer le suivi des réponses

- Organisation de réunions : suivi des actions qui en découlent (réservations de salles, suivi logistique, confirmations, accueil des participants)

- Préparation des dossiers de réunions

- Accueil des nouveaux arrivants au sein du service (installations matérielle et logistique)

- Gestion des absences, congés et télétravail des agents du bureau, application GREVE

- Suivi de certaines enquêtes du ministère

- Organisation des déplacements de la cheffe de bureau, des adjoints et des agents du bureau : établissement des fiches de mission et des frais de mission, réservation hôtel

- Demande de devis et intégration dans l’outil Chorus

- Organisation et gestion de tableaux de suivi divers : dépenses, circuit de transmissions, etc

- Suivi, classement, numérisation et archivage des dossiers, mise à jour de la documentation numérique et suivi du réseau informatique

- Gestion des fournitures de bureau

- Contribution ponctuelle aux missions de la section formation

- Contribution à l’organisation d’événements portés par les bureaux (DUODAY, webinaire sur le logement, surveillance de concours…)


Le ou la secrétaire du bureau travaille en collaboration avec les autres assistantes de la SDRH afin d’assurer une continuité de service en cas d’absence et pendant les périodes de congés.

Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir :

- Soutien à l’organisation de la semaine européenne pour l’emploi des personnes en situation de handicap et à la journée DUODAY ;

- Participation à l’organisation du dispositif proposé aux agents dans le cadre de la semaine de la qualité de vie au travail ( conférence professionnelle, challenge sportif, webinaires).

Conditions d'exercice particulières

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail (dans le respect de l'accord du 16 novembre 2023).

Formations possibles en interne ou en lien avec l’institut de formation ministérielle (IGPDE - Vincennes) ;

Parking gratuit sécurisé (sur site) ;

Centre de Documentation (sur site) ;

Restauration collective (sur site) ;

Salle de sport (sur site) : cours collectifs et appareils individuels avec un accès soumis à adhésion à l’association sportive.

Description du profil recherché

Les compétences mises en œuvre sur le poste :

SAVOIRS:

1. Environnement administratif, institutionnel et politique : niveau pratique souhaitable
2. Environnement professionnel du domaine d'activité : niveau pratique souhaitable
3. Bureautique et outils collaboratifs : niveau maîtrise souhaitable
4. Conduite et gestion de projet : niveau maîtrise souhaitable
5. Outil bureautique de traitement de texte : niveau maîtrise souhaitable

SAVOIR-FAIRE:

6. Travailler en réseau : niveau maîtrise requis immédiatement
7. Travailler en équipe : niveau maîtrise requis immédiatement

SAVOIR-ETRE:

8. Réactivité
9. Discrétion
10. Sens des relations humaines
11. Organisation
12. Autonomie

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

13. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
14. CONNAISSANCES - Conduite et gestion de projet
15. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
16. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
17. SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
18. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
19. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
20. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
21. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé