Assistant/e administrative et événementiel

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire Descriptif de l'emploi Suite à une création de poste, la mairie de Saint-Aubin-sur-me, commune dynamique et station de tourisme recherche pour son service culture-animations, un assistant administratif et événementiel (h/f) pour épauler le responsable du service. Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion et suivi administrative des dossiers
Suivi des tableaux de bords
Participer aux différents événements culturels et d’animations du service


ASSISTANCE ADMINISTRATIVE :

SUIVRE LES DOSSIERS CULTURELS ET D’ANIMATIONS :
Elaborer les documents administratifs
Rédiger l’ensemble des supports de travail pour la bonne gestion des dossiers et projets
Assister le responsable de service
Rédiger les comptes-rendus et bilans
Rédiger les conventions
Contribuer au suivi des dossiers liés à la programmation de animations
Contribuer aux suivis relationnel auprès des différents partenaires

GARANTIR LES DELAIS
Mettre en place le retro planning de la mise en œuvre des différents projets
Alerter sur les dates butoirs de clôture des dossiers – projets
Planifier les différentes réunions et rendez-vous en lien avec les dossiers et projets

ASSISTANCE LORS DES EVENEMENTS CULTURELS ET ANIMATIONS :

PARTICIPER AUX EVENEMENTS
Participer aux différents événements organisés par le service
Accueillir les artistes et les différents intervenants lors des événements
Suppléer le régisseur principal
Suivre le prêt de matériel
Prendre des clichés lors des événements pour la promotion de ceux-ci sur les différents réseaux

PARTICIPER AUX MANIFESTATIONS ESTIVALES :
Participer aux différents événements organisés par le service
Accueillir les artistes et les différents intervenants lors des événements
Suppléer le régisseur principal
Suivre le prêt de matériel
Venir en soutien des agents saisonniers
Prendre des clichés lors des événements pour la promotion de ceux-ci sur les différents réseaux

GERER LES STOCKS :
Procéder à l’inventaire des stocks : matériels, boissons…
Suivre les stocks : remonter les besoins
Prendre en charge le rangement du local de stockage
Veiller à l’hygiène du matériel stocké
Participer aux nettoyages du matériel stocké Profils recherchés Savoir :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services venant en appui ;
Connaissances des règles d’archivages et de classements
Maitrise des techniques de secrétariat ;
Maitrise des techniques de communication,
Maîtrise de la réglementation de sécurité et d'accessibilité dans les établissements recevant du public ;
Maîtrise des outils informatiques ;

Savoir-faire :
Capacité rédactionnelle ;
Aptitudes relationnelles pour fédérer les acteurs autour d’un projet
Capacité à rendre compte
Capacité à respecter les délais

Savoir être/aptitude :
Sens du service public et des responsabilités ;
Sens de l'organisation ;
Esprit d'analyse et de synthèse ;
Réactivité, disponibilité ;
Qualités relationnelles et d'écoute ;
Rigueur, méthode et autonomie