Office manager

Présentation du poste :

InterSystems France recherche un Office Manager expérimenté et motivé pour superviser les activités courantes quotidiennes du bureau, la gestion des services généraux et apporter son soutien dans les tâches liées aux ressources humaines. Le poste comprend également la responsabilité de diriger le groupe de soutien administratif (ASG). Il s'agit d'un poste clé dans une filiale en pleine croissance, qui exige une grande capacité d'adaptation, de solides compétences organisationnelles et une approche proactive.



Responsabilités principales :

Gestion des services généraux et des bureaux

* Gérer les installations du bureau français.
* Servir de contact principal avec le gestionnaire de l'immeuble, les fournisseurs et les entrepreneurs.
* Superviser les services administratifs, les contrats, les baux, les assurances, les téléphones mobiles, les voitures de fonction et les plateformes de voyage.
* Veiller au respect des normes en matière de santé, de sûreté et de sécurité, y compris l'évaluation des risques, la conformité aux réglementations locales/européennes et la formation du personnel (EPI, secouristes, etc.).
* Coordonner les déménagements de bureaux, l'aménagement des espaces de travail et la gestion des espaces de stockage.
* Participer à l'élaboration du budget et des rapports relatifs aux installations et au fonctionnement des bureaux.





Soutien aux ressources humaines :



* Soutenir les processus d'intégration et de départ, y compris la coordination des équipements.
* Tenir à jour les dossiers des employés (période d'essai, absences, avantages sociaux, mises à jour du SIRH).
* Aider à la collecte des données relatives à la paie, au renouvellement des avantages sociaux et aux demandes des employés.
* Contribuer à l'établissement des rapports RH, à la conformité et aux mises à jour de l'intranet.
* Soutenir le responsable RH et le directeur RH dans le cadre de projets et de demandes ponctuelles, selon les besoins.



Administration et direction d'équipe :

* Diriger et soutenir le groupe de soutien administratif (ASG) afin de garantir l'efficacité des opérations administratives et un niveau élevé de soutien opérationnel à tout moment.
* Fournir un soutien flexible au personnel administratif et à la réception en cas de besoin.
* Coordonner les projets spéciaux et répondre avec souplesse aux demandes ponctuelles, selon les besoins.



Protection des données :



* Collaborer avec le service juridique interne afin de garantir le respect des exigences en matière de protection des données.



Qualités requises :



* Au moins 5 ans d'expérience dans la gestion ou la coordination administrative avec des responsabilités RH, de préférence dans un environnement international dynamique en France.
* Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
* Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités.
* Solides compétences interpersonnelles et capacité à diriger une petite équipe.
* Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Diplôme universitaire ; qualifications en ressources humaines souhaitées.
* Flexibilité pour voyager si nécessaire.



La liste des tâches décrites dans cette fiche de poste n'est pas exhaustive et vous pourrez être amené(e) à effectuer d'autres tâches en rapport avec le poste afin de répondre aux besoins de l'entreprise ou d'apporter une aide administrative à d'autres services lorsque cela s'avère nécessaire.

Les priorités, les délais et les normes seront fixés et convenus avec le responsable des ressources humaines pour la France, en tenant compte du niveau de compétence du titulaire du poste.