Vos missions en quelques mots - assurer les missions de chef de projet du logiciel Elise, - être responsable applicatif Elise, - être référent auprès des services utilisateurs : appui, conseil et formation des utilisateurs, - manager les missions du courrier, - assurer la gestion du courrier entrant et sortant à l’Hôtel du Département, - aider à la rédaction de marchés publics, - assurer la gestion administrative, - assister la responsable de l’unité Chef de projet utilisateur du logiciel Elise : - lien entre les utilisateurs et la Direction des systèmes d'information. - recensement des incidents sur les courriers numérisés, recensement des besoins d'évolution des directions, formulation des demandes d’évolutions globales… - accompagnement des utilisateurs du logiciel Elise à chaque niveau d'usage : - paramétrage du logiciel pour les nouveaux utilisateurs et les nouveaux usages - formation des nouveaux utilisateurs, - suivi de l'utilisation du logiciel : - contrôle des usages : recensement des anomalies, statistiques, tableaux de bord (délais de traitement, etc.), - référent dans le traitement du courrier et des dossiers numériques (dématérialisation…), Gestion du courrier : - gestion du courrier entrant : - réception du courrier auprès de La Poste : - ouverture et tri du courrier dans le respect des procédures mises en place - gestion électronique du courrier via l’application Elise - préparation des tournées courrier effectuées par un agent de service dans les autres bâtiments dignois - distribution du courrier et réception du courrier sortant dans les différentes directions de l’Hôtel du Département. Tâche effectuée en début d’après midi - préparation du courrier sortant dans le respect des procédures mises en place : - affranchissement du courrier, enregistrement des bordereaux, - répartition des courriers dans les différents bacs suivant les exigences de La Poste, - remise du courrier aux agents de La Poste, suivi des tableaux de bord dans les domaines de compétence, - évaluation des agents placés sous son autorité Gestion administrative - aide à la rédaction de marchés publics, - prise de note et rédaction de compte rendu Profil recherché - maîtrise du logiciel Elise et de son paramétrage, - maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Word, Lotus, Intranet,………), - capacité à rendre compte, à formuler des propositions d'évolution, - planification, sens de l'organisation, - capacité d'encadrement et d'animation, - capacités rédactionnelles, - aptitude au travail en réseau, - aptitude relationnelle développée, capacité à gérer les situations d’urgence et de stress, - aptitude à l’expression orale et à la présentation (soin apporté à l’image de la collectivité), - capacité à recueillir et gérer l’information nécessaire au bon fonctionnement des services, - réserve et discrétion professionnelle, - connaissance des compétences du Conseil départemental et des missions de ses différentes directions, - rigueur, sens de l’organisation, initiative et capacité à travailler en équipe
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