Secrétaire-assistant du directeur (rice) général(e) adjoint(e) de l'ape h/f

Description du poste

Le ou la titulaire du poste assure le secrétariat du Directeur(trice) Général(e) Adjoint(e).

Il(Elle) travaille en binôme, au sein du Secrétariat de la Direction de l’APE, avec le ou la secrétaire-assistant(e) auprès du Commissaire aux participations de l’Etat. Dans ces conditions, chacun(e) des secrétaires–assistant(e)s est amené(e) à exercer réciproquement l’intérim de son binôme lors des périodes d’absence (congés, maladie, …) dans un objectif de continuité de service auprès de la Direction Générale.

A ce titre, pour la Direction Générale et en coordination avec le binôme, il (elle) est notamment en charge de :

- l'accueil téléphonique ;

- la gestion de l’agenda Outlook et de la messagerie ;

- l’organisation des réunions de travail (réservation des salles, aide à la préparation des dossiers de travail…) ;

- l'accueil des visiteurs ;

- la gestion des déplacements (déplacements fréquents en province et à l’étranger) ;

- la mise en forme et la valorisation des supports écrits ;

- le suivi du courrier à la signature du Commissaire aux participations de l’Etat ;

- l'archivage papier et électronique ;

- la reprographie.

Conditions d'exercice particulières

Les deux secrétaires-assistants(es) travaillent dans le même bureau, ce qui implique notamment une capacité de dialogue, une flexibilité et une bonne coordination, dont la responsabilité est confiée au (à la) secrétaire-assistant(e) auprès du Commissaire aux participations de l’Etat pour faciliter la mise en place de méthodes de travail communes.

1 jour de télétravail est autorisé. A ce titre, afin d’assurer une présence permanente au sein du Secrétariat de la Direction, le jour de télétravail des deux secrétaires- assistant (e)s devra être distinct, sauf exception.

Ce poste nécessite une habilitation « Très secret défense ».

Le poste peut nécessiter une certaine amplitude horaire en fonction des nécessités de service.

Durée minimale dans le poste : 3 ans.

Description du profil recherché

Le poste requiert des compétences nécessaires pour la tenue du secrétariat (rigueur dans le suivi des dossiers, fiabilité, sens de la confidentialité, capacité à gérer les priorités, méthode, organisation, classement, forte réactivité, aisance relationnelle,..), ainsi que des compétences rédactionnelles et la maîtrise des outils bureautiques (Outlook, World, Excel) nécessaires pour la production et le suivi des dossiers en propre.

Chaque agent de l’APE doit partager les valeurs qui l’animent : l’engagement, l’exigence, l’intérêt général et le dialogue.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
4. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
6. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
7. SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
8. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
9. SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
10. SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
11. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
12. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé