Secrétaire de direction

Vos missions en quelques mots Vos activités principales L’agent sera chargé de : - l’accueil et la réception des appels téléphoniques ; - la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda de la directrice et de son adjoint ; - la réservation des salles de réunion ; - la constitution des dossiers pour les rendez-vous, les réunions et les déplacements ; - la frappe et la mise en forme de documents ; - l’enregistrement et la gestion du courrier du cabinet ; - l’archivage et le classement ; - le suivi du tableau congés ; - la gestion des déplacements du directeur et de son adjoint (recherche d’horaires, réservation des billets) en l’absence du gestionnaire des déplacements ; - diverses tâches administratives relevant d’un secrétariat de direction. - la gestion des mémoires de proposition de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse, validité, recensement des pièces ; - la préparation du comité de la MHPJJ en appui de la coordinatrice ; - le soutien dans la préparation des évènements de la direction. Profil recherché Connaissances Maitrise des outils informatiques (Word - Excel Connaissance du contexte institutionnel Connaissance des enjeux distinctions honorifiques Connaissance de la ligne hiérarchique Savoir-faire Recueillir des données Rédiger Synthétiser Savoir-être Sens de l’accueil, dynamisme et efficacité, Réactivité et disponibilité, discrétion et rigueur, Organisation et sens du travail en équipe, Anticipation et sens de l’initiative Expériences professionnelles antérieures souhaitées Expérience confirmée en secrétariat de direction d’autorités administratives Localisation Localisation : 75001 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Personnes à contacter James GARDE, chef de cabinet, james.garde@justice.gouv.fr