Vos missions en quelques mots • Assurer le suivi administratif des événements communaux, festivités et spectacles ; • Préparer les dossiers nécessaires à l’organisation des manifestations ; • Contribuer à l’accueil du public et des professionnels ; • Participer à l’organisation des temps forts culturels et festivaliers ; • Assurer le suivi opérationnel des besoins spécifiques liés aux grands événements ; • Participer à la diffusion des informations relatives aux manifestations Gestion administrative : • Élaborer et suivre les tableaux de planification et rétroplannings ; • Réaliser les demandes de devis et assurer le suivi des commandes ; • Préparer les courriers, comptes rendus, conventions et documents administratifs ; • Assurer le suivi des réservations ; • Inscriptions et listings participants. • Accueil et relation avec le public : • Assurer l’accueil physique et téléphonique ; • Accueil des artistes, intervenants ; • Associations et prestataires ; • Participation à la mise en œuvre des dispositifs de sécurité et d’organisation ; • Organiser les VHR (voyages, hébergements, repas) des artistes • Appui à la gestion des publics et des flux. Gestion des ressources humaines des agents : • Suivi de l’annualisation du temps de travail ; • Gestion administrative des intermittents ; du spectacle via le dispositif GUSO. Soutien à la communication événementielle En lien avec le service communication : • Mettre à jour les fichiers contacts ; partenaires et usagers ; • Diffuser des informations pratiques ; • Relayer les informations pratiques auprès des publics et intervenants ; • Suivi des inscriptions ou réservations selon les événements ; • Présence sur certaines opérations de promotion. ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES: • Assurer le suivi des fiches de manifestations patriotiques en lien avec le cabinet. Profil recherché SAVOIRS - QUALIFICATIONS: Connaissance des agents Connaissances des lieux et des différentes salles de la commune Connaissance des protocoles et méthodologie de travail SAVOIRS ÊTRE: Disponibilité Ponctualité Polyvalence ; Réactivité ; Rigueur ; Sens du service public ; Autonomie ; Dynamisme ; Esprit d’équipe. SAVOIRS FAIRE: Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités ; Capacités rédactionnelles ; Maîtrise des outils bureautiques ; Sens de la logistique et du travail de terrain ; Capacité à travailler dans l’urgence et en équipe ; Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée ; Sensibilité au secteur culturel et événementiel. CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICES: Présence en horaires décalés, soirées, week-ends et jours fériés selon la programmation ; Présence obligatoire lors des grands événements communaux ; Déplacements sur les différents pôles de la commune ; Forte disponibilité durant la saison estivale et le L.A.C Festival. Temps de travail annualisé Compensation financière pour travail supplémentaire (IFSE -dimanche et horaire de nuit)
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