Assitante administrative h/f

Intitulé du poste

Missions/Activités

L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.

L'assistant administratif aura pour mission d'assister les responsables des pôles de l'animalerie centrale, rattachée au Centre de Ressources et Recherches animales (C2RA), composant de la Direction de la technologie (DT).

Activités / Missions :
- Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives classiques de secrétariat (gestion du courrier, de la messagerie et les appels téléphoniques)
- Passer des commandes, en assurer le suivi
- Organiser et gérer les missions : réservations des billets de train, avion, des hôtels, gérer les notes de frais sur l'outil Concur
- Organiser des réunions (outlook)
- Relire et mettre en forme des documents (français/anglais)
- Participer à l'organisation d'évènements divers (séminaires, retraites, portes ouvertes...)
- Participer à l'instruction des dossiers RH (préparation et suivi des demandes de recrutement ou d'accueil des stagiaires, CDD, CDI, intérimaires),
- Gérer les plannings (astreintes, du personnel, suivi feuilles de temps)
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration
- Facturer des prestations de service (pensions de l'animalerie)

Les activités administratives à l'animalerie centrale sont réalisées en binôme et sont spécifiques aux activités des animaleries, dans le respect de la réglementation de l'expérimentation animale :
- Suivi des accès aux animaleries (validation des badges, création des accès...)
- Gestion administrative d'ordre réglementaire: suivi des formations, gérer les demandes d'hébergement, ...
- Gestion des expéditions animales et importation (coordination, traçabilité et report)
- Gestion documentaire, mise à jour des informations (site web interne et externe)
- Gestion des plannings, états du personnel, coordination des dossiers RH

De formation bac +2/3 en assistanat administratif de type BTS Assistant Support à l'Action Managériale, vous avez une expérience réussie a minima de 3 ans sur une fonction similaire.

Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique (Pack Office: Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint) et une bonne capacité pour la prise en main des nombreux outils informatiques spécifiques au domaine.

Savoir-être :
- Rigueur, fiabilité et organisation
- Bon sens du relationnel et esprit d'équipe
- Autonomie et prise d'initiative
- Réactivité et adaptabilité
- Confidentialité

Vos conditions et environnement de travail :
- Politique de congés très favorable
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Possibilité de télétravail
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle et service de santé pour les collaborateurs
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités)

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