Assistant-e en gestion administrative h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative H/F
Référence : UMR8626-MOBINT-P51016
Lieu de travail : ORSAY
Institut : INP - Institut de physique
Date de publication : mardi 2 décembre 2025
Session : Campagne Hiver 2026
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

L'Assistant(e) Ingénieur(e) assure des activités de gestion financière et administrative du laboratoire.

Activités

Activités financières :
- Participer à la réalisation des opérations d'engagement des dépenses de toute nature.
- Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel et des invités du laboratoire (établissement des ordres de mission, réservations des titres de transports et d'hébergement, et gestion des états de frais).
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation financière.
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs concernés en interne et externe.
- Participer à l'établissement des justifications financières des contrats de recherche.

Activités administratives :
- Accueillir, informer, gérer les demandes et orienter les personnels et les invités.
- Participer à l'organisation financière d'évènements (séminaires, colloques, écoles d'été, réunions de projets,, en contribuant à la planification budgétaire et à l'organisation matérielle.
- Participer à la gestion des recrutements de CDD et de stagiaires.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs.
- Rédiger des comptes rendus de réunions.
- Tenir à jour l'outil de gestion de la bibliothèque du laboratoire.
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, livraisons) de l'unité.


Compétences

Savoirs/connaissances :
- Connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur.
- Connaissances générales des règles et des techniques de gestion administrative et financière.
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau A2/B1.
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Messagerie).
- Connaître et maitriser les outils de gestion financière et comptable (GESLAB et SIFAC) et outils de l'ESR Missions.

Savoir faire :
-Savoir organiser son activité, hiérarchiser et gérer les priorités, respecter les délais et rendre compte à son supérieur hiérarchique.
- Être capable de rédiger des mails, des courriers et maitriser l'orthographe.
- Expliquer et faire appliquer la réglementation aux utilisateurs.

Savoir être :
- Respect de la confidentialité.
- Sens de l'organisation.
- Sens du relationnel et sens du travail collectif.
- Rigueur et autonomie.
- Force de proposition.

Contexte de travail

Le LPTMS est une unité mixte de recherche implantée sur le campus de la Faculté des Sciences d¿Orsay avec un effectif d'environ 70 personnes (chercheurs, enseignants-chercheurs, post-doctorants, doctorants, stagiaires et visiteurs). Les thématiques de recherche du LPTMS sont centrées autour de la physique statistique à la fois dans ses applications au cœur de la physique, en particulier la physique de la matière condensée et celle des fluides quantiques, mais aussi dans ses ouvertures vers d'autres disciplines, notamment la biologie et l'informatique.
L'équipe administrative est composée de trois personnes (une responsable administrative et financière, un(e) assistant(e) en gestion administrative, un ingénieur informaticien).
Les missions du poste peuvent être adaptées à un temps partiel.