Assistant de direction f/h

RESPONSABILITÉS :

L'agent exerce ses missions au sein d'un secrétariat commun partagé entre la Direction de la Formation (DIRFOR) et la Vice-présidence Formation.
Ce secrétariat fonctionne en binôme, chaque assistant disposant d'un périmètre d'action propre tout en assurant la continuité du service et le soutien mutuel dans les activités quotidiennes.
Les missions s'articulent autour de trois grands volets :
1. Appui au secrétariat de direction de la Vice-présidence Formation
• Planifier et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de la Vice-présidence (VP Formation et VP délégués),
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions,
• Participer à la gestion administrative de dispositifs spécifiques, comme la campagne annuelle de la Prime d'Engagement Pédagogique (PEP).
2. Gestion du secrétariat commun (DIRFOR / Vice-présidence Formation)
• Gérer les messageries partagées et assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Suivre les circuits de signature et de validation (parapheurs, documents officiels),
• Traiter des dossiers spécifiques confiés par la Vice-présidence, notamment lors d'évaluations institutionnelles ou d'enquêtes nationales (HCERES, DGESIP, Cour des comptes, etc.),
• Coordonner les échanges entre les services centraux et les composantes de l'université.
3. Soutien à l'administration de la CFVU
• Préparer le calendrier annuel des réunions et commissions, ainsi que les documents nécessaires à leur tenue,
• Assurer la logistique des séances (visioconférences, quorum, votes),
• Contribuer à la mise en ligne et à la diffusion des dossiers et décisions (convocations, avis, délibérations, publication au Recueil des Actes Administratifs).

PROFIL RECHERCHÉ :

Doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et du service, vous appréciez le travail en équipe et savez évoluer dans un environnement stimulant comme celui de l'université.
Vous disposez d'une bonne connaissance du fonctionnement et des missions d'un établissement d'enseignement supérieur, ainsi que des dispositifs et procédures propres au domaine de la formation.
À l'aise dans la gestion d'un calendrier dense et de priorités multiples, vous savez faire preuve de rigueur, de méthode et de fiabilité dans la conduite de vos missions. Vous maîtrisez les outils bureautiques et de communication (Word, Excel, Outlook, Teams...) et possédez de solides compétences rédactionnelles, vous permettant de rédiger des documents administratifs clairs et précis.
Votre aisance relationnelle et votre sens de la communication vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, qu'ils soient enseignants, personnels administratifs, étudiants ou partenaires extérieurs.
Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité sont au cœur de votre pratique professionnelle.
Autonome, dynamique et polyvalent(e), vous savez également faire preuve d'adaptabilité et d'esprit d'initiative pour contribuer activement au bon fonctionnement collectif du service.
Vous êtes diplômé(e) d'un Bac dans la gestion administrative ou avez une solide expérience dans ce domaine, rejoignez l'équipe de la DIRFOR pour être au cœur de notre système universitaire !
Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social