Assistant.e de direction / appui cevu

Informations générales Organisme de rattachement Université Montpellier 3 Référence 2026-2227919 Date de début de diffusion 19/03/2026 Date de parution 19/03/2026 Localisation Montpellier Intitulé long de l'offre Assistant.e de direction / appui CEVU Date limite de candidature 09/04/2026 Employeur Université de Montpellier Paul Valéry Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant.e de direction / appui CEVU Descriptif de l'employeur L’Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés. Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UMPV poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés. Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants. Descriptif du service La Direction des Etudes et de la Scolarité (DES), composée de 31 agents, est sous la double responsabilité du Directeur Général des Services Adjoint, domaine appui à la Formation et Accompagnement à la réussite et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Etudes et de la Scolarité est composée de deux pôles et d’un service d’accueil des étudiants en situation de handicap, chargés du bon fonctionnement des formations proposées par l’université à ses quelque 23 000 étudiants. Elle travaille en interface avec les services ministériels pour la gestion des procédures d’accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l’offre de formation et le suivi individuel des étudiants. Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique commune à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes. Description du poste Missions Mission 1 : Assister le Directeur et la directrice adjointe de la DES - Organiser et gérer les agendas - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser - Traiter et diffuser des informations internes et externes - Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions - Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines des structures (DGSA FAR/ DES) en appliquant les procédures dédiées. - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative - Classer, pré-archiver les documents Mission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU - Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidature - Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU - Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations - Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.) - Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuser - Assurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles - Suivre les décisions en lien avec les services de l'Université Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVU - Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours - Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire - Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DES - Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, césure, etc.) - Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions - Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision - Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions - Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la Présidente de l'Université Mission 5 : Assurer le suivi du budget de la DES et assister le Directeur dans la construction du budget annuel de la DES - Préparer le budget avec le Directeur - Suivre l'exécution budgétaire - Préparer les bons de commande et assurer l'interface avec la DAFPA Mission 6 : Aide au pilotage > Suite de la description de l'offre en suivant le lien de redirection Descriptif du profil recherché Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Techniques d'élaboration de documents - Techniques de communication - Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et des Universités SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique - Maitriser les techniques de communication orale et écrite et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Apogée, Parcoursup, Etudes en France, eCandidat, Mon Master) - Mettre en œuvre une démarche qualité - Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence SAVOIRS ÊTRE - Discrétion - Très bon sens relationnel - Calme - Autonome - Capacité d'anticipation et d’adaptation - Sens de l'écoule - Sens du service public - Rigueur/ Fiabilité Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables Une expérience en tant qu’assistante de direction et/ou dans l’enseignement supérieur constitue un atout. Temps plein Non Rémunération contractuels (en € brut/an) Entre 17 808€ et 18 420€ bruts Localisation du poste Europe, France, Occitanie, Hérault (34) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Site Saint-Charles Rue du Professeur Henri Serre MONTPELLIER Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Date de vacance de l'emploi 01/05/2026