Description du poste :
Vous êtes un collaborateur direct et rattaché au Directeur Adjoint, à ce titre, vous êtes chargé de :
- Assurer son secrétariat et de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative de sa direction
- Participer à la conception, l'élaboration et la mise en oeuvre des décisions prises dans les domaines administratifs, financier, économique, sanitaire et social (conception de dossiers projets, d'études financières, plans de prévention...)
- Garant de la communication descendante et ascendante entre la Direction adjointe et les Chefs de service, notamment au travers de la diffusion des directives, notes de services et tout document relatif au fonctionnement du site de même qu'avec les services et partenaires extérieurs
- Occuper un poste où la confiance est des plus significative car totalement imbriqué dans le circuit décisionnel
- Gérer le courrier du Directeur Adjoint
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers sensibles et confidentiels
- Transmettre les informations et des documents émis par le Directeur Adjoint aux Cadres socio-éducatifs
- Prendre des notes, mettre en forme tout type de courrier, de rapports, synthèses et en assurer la transmission aux intéressés
- Gérer le planning de la Direction Adjointe, gérer les prises de rendez-vous, participer à la planification des réunions
- Participer à l'organisation de réunions internes, y assister et exécuter les comptes rendus ou relevés de conclusions et est chargé de les ventiler et d'en assurer l'archivage
- Peut être amené à assister (pour prises de notes) le Directeur Adjoint lors de réunions extérieures pour lesquelles il participe à la préparation des dossiers. Il réalise le compte-rendu.
Vous avez également en charge :
- Gestion du dossier central du jeune
- Suivi de l'activité
- Gestion des Ressources Humaines (en lien avec les Ressources Humaines, pour information et transmission)
- Gestion économiques et financières (en liaison avec la Comptabilité et le service Finances de la Direction Générale, pour information et transmission
Vous êtes également amené à :
- Participer aux assemblées générales, aux réunions « accueil », aux réunions DG
- Participer aux groupes de travail, aux projets institutionnels, pour les domaines les concernant
- Participer à la vie institutionnelle (Comité des fêtes - temps de vie institutionnels...)
- Participer aux réunions institutionnelles (réunion de cadres, commissions de menu, ...)
- Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité.
- Participer aux réunions de service pour prise de note et formalisation des comptes rendu
- Gérer la réservation des salles en lien avec l'assistante DG
Description du profil :
Vous disposez d'un Bac pro spécialité « gestion administration » ou BTS Assistant de manager.
Vous avez idéalement une expérience dans ce domaine d'activité et avez des connaissances en Droit public, réglementation régissant la FPH et des RH.
Vous aimez travailler en équipe et au sein d'un collectif
Le service public et l'intérêt général vous attirent, n'hésitez plus entrez en contact avec nous pour échanger ou postuler !
Parking gratuit
Le poste est situé à Rubelles
Base de travail : 35h hebdomadaire
Télétravail possible après une période d'intégration
Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés
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