Description de l'entité
La Direction des Moyens Généraux (DMG) répond aux besoins de l'administration régionale sur les sites de Rouen et de Caen en assurant le fonctionnement, la performance et l'optimisation des pôles suivants : accueil, documentation, archives, ménage, sécurité, transports, reprographie, courrier, restauration, logistique.
Le Pôle accueil a pour vocation d'accueillir et orienter les usagers et les partenaires de la collectivité, réceptionner et orienter les appels téléphoniques.
Missions
Sous l'autorité du Responsable de service, le responsable d’équipe technique a notamment pour mission de :
1. Garantir la qualité du service rendu aux usagers internes et externes ;
2. Piloter et animer le pôle accueil du site de Rouen : organisation et planification des activités, réalisation des évaluations annuelles ;
3. Garantir l'harmonisation des pratiques et des process d'accueil avec son homologue du site de Caen ;
4. Proposer des évolutions des activés d'accueil,
5. Assurer l'interface entre les chargés d'accueil et le responsable de service ;
6. Accueillir et renseigner téléphoniquement et physiquement les usagers, élus, partenaires, prestataires et agents de la collectivité ;
7. Rendre compte au responsable de service ;
8. Assurer la réception de plis ;
9. Superviser les réservations de salle de réunion dans un planning partagé ;
10. Veiller à la bonne présentation des supports publicitaires (flyers, affichage publicitaire et fléchages) ;
11. Participer à la remise des lots promotionnels aux organisateurs d évènements ;
12. Participer à des évènements régionaux ;
13. Assurer le rôle d'huissier lors des Assemblés Plénières.
Profil
Connaissances et compétences attendues
14. Connaissance du fonctionnement de la collectivité, de la répartition des fonctions et des circuits administratifs ;
15. Maitrise parfaite de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit ;
16. Maîtrise des logiciels et outils bureautiques et de communication, de l'outil de gestion des badges ;
17. Respect des obligations de réserve, de discrétion et de confidentialité.
18. Capacité à identifier et résoudre les situations critiques dans les activités de la collectivité (incident/dysfonctionnement sur les personnes ou les biens) ;
19. Capacité à rendre compte ;
20. Capacité à appliquer un protocole, mettre en œuvre une méthode, une règle, une procédure ;
21. Bonne présentation et tenue adaptée au contexte professionnel.
Savoir faire relationnel attendu
22. Diplomatie, amabilité, courtoisie ;
23. Aptitude à gérer les publics difficiles ;
24. Maîtrise de soi
25. Écoute ;
26. Discrétion ;
27. Rigueur et autonomie ;
28. Ponctualité ;
29. Pondération ;
30. Capacité à travailler en équipe.
Conditions générales
Conditions du poste
31. Horaires variables en fonction des besoins ;
32. Grande disponibilité et réactivité ;
33. Astreinte de décision dans le cadre d'un planning annuel (11 contributeurs).
Relations fonctionnelles internes et externes
Le Président, l'ensemble des membres du Cabinet, les élus, les particuliers, les entreprises, les agents et les services de la Région (siège et lycées), les organismes extérieurs et institutionnels, les Directeurs et Responsables de service.
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité à l’écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d’action sociale (adhésion au CNAS), un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu’une participation à une mutuelle labellisée et Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement
Le jury de recrutement aura lieu la 1ere quinzaine de novembre.
Ce poste vous attire ? N’attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de votre dernier diplôme
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