Gestionnaire de l'offre de formation (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Au cœur de la dynamique pédagogique du département, et sous la responsabilité de la responsable de l'offre de formation du département Histoire de l'art et Archéologie, il/elle occupe un rôle clé dans la coordination pédagogique des formations.
Véritable pilier du fonctionnement quotidien, il/elle assure également la mission de référent·e pour l'enseignement à distance (EAD), garantissant la bonne articulation entre les équipes pédagogiques, les étudiants et les services transversaux.
Le département compte 5 collaborateurs administratifs et accompagne environ 1000 étudiants, répartis du niveau licence au master, incluant également un diplôme universitaire (DU). Sa particularité réside dans la proposition d'un parcours complet de licence et master entièrement dispensé à distance.
Activités
- Accueillir, informer et orienter les étudiants et les enseignants (en présentiel, par téléphone et par courriel).
- Assister et participer à l'organisation des pré-rentrées.
- Informer les étudiants par voie d'affichage et via les publications sur Moodle.
Suivi pédagogique et administratif :
- Assurer la gestion et le suivi des inscriptions pédagogiques.
- Inscrire les étudiants dans la base pédagogique dédiée à l'Enseignement à Distance (EAD).
- Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi d'activité.
- Classer et archiver les données administratives du département.
Soutien à l'organisation des enseignements :
- Collaborer avec les responsables de formation à la construction des emplois du temps et effectuer les réservations de salles (le cas échéant)
- Alimenter les données nécessaires à la gestion de service des enseignants.
- Apporter un appui aux enseignants pour la mise en ligne de leurs contenus pédagogiques sur la plateforme Moodle EAD, en veillant à la qualité de la diffusion des cours.
Gestion des examens et jurys :
- Organiser les examens
- Préparer les jurys : saisie des notes, édition des procès-verbaux, impression et diffusion des relevés de notes.
Coordination avec les services transversaux :
-Assurer le lien avec le service de la DAPI (Direction d'Appui à la Pédagogie et à l'Innovation) pour la coordination et la gestion de l'EAD au sein du département.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises
-Connaître le fonctionnement et l'organisation de l'université et de ses composantes.
-Connaître l'offre de formation proposée dans sa faculté et plus précisément dans son département.
-Connaître la réglementation, la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de
progression des licences et masters et de l'organisation générale du schéma LMD.
Savoir-faire opérationnels
Maîtriser les logiciels courants de bureautique
-Savoir utiliser les logiciels spécifiques Apogée, ADE, e-candidat, moodle, ENT et ses applications, saisie des
services, référentiel des formations, Imprimerie, choisis ton cours
Savoir-faire comportementaux
-Rigueur, curiosité, réactivité, discrétion, ponctualité
-Capacité à travailler en équipe, avoir le sens du relationnel
-Capacité d'écoute et d'échanges
-Savoir prioriser son travail
-Devoir de réserve et de neutralité
-Posséder une bonne expression orale et écrite
Formation et conditions particulières d'exercice
Une expérience sur des fonctions similaires est un plus, mais ce qui compte avant tout, c'est la motivation et l'envie d'apprendre. Nous sommes ouverts aux profils débutants prêts à s'investir.
Permanences lors des temps forts : pré-rentrées, rentrées, examens
Accueil permanent des usagers et des enseignants
Flux d'activité : Activité fluide avec pics ponctuels