Secrétariat du ditp h/f

Description du poste

Sous l'autorité de la Directrice de cabinet, le titulaire du poste assure le secrétariat du Délégué interministériel à la transformation publique :

La gestion de son agenda.

- Tenir à jour l’agenda, prendre ses rendez-vous et prioriser avec la cheffe de cabinet (ex : cabinets ministériels, secrétaires généraux, ministres),

- Préparer et imprimer les dossiers afférents,

- Mettre à jour son répertoire,

- Veiller sur sa messagerie et l'informer en cas de situation nécessitant son attention

La logistique à l’organisation d’évènements.

- Réserver des prestations de repas,

- Appuyer l’organisation d’évènements internes ou externes mobilisant le Délégué

- Suivre les frais de représentation afférents.

La coordination des déplacements professionnels du Délégué :

- Planifier l’activité du conducteur du Délégué, notamment lors de déplacements hors de Paris,

- Établir des ordres de mission, des états de frais, des commandes de billets et des réservations d’hôtels.

L'administration du secrétariat de Direction :

- Gérer la messagerie électronique du secrétariat,

- Accueillir les visiteurs,

- Réceptionner les appels téléphoniques,

- Réserver et préparer les salles et réceptions

- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant,

- Suivre les visas et signatures,

- Classer et archiver des fichiers,

- Mettre à jour des fichiers.

Enfin, il assure également la gestion des déplacements des agents du service Pilotage des transformations, rattachés au Délégué (gestion des ordres de mission et des réservations de billets).

Conditions d'exercice particulières

Le titulaire du poste travaillera en lien permanent avec la direction et la chefferie de cabinet du DITP.

Il interagit quotidiennement avec de nombreux interlocuteurs externes de haut niveau (cabinet du premier ministre, cabinets ministériels, préfectures…), le Secrétariat général de la DITP, le centre de services partagés du bâtiment Ségur, ainsi que l’ensemble des équipes de la Direction.

Des déplacements ponctuels sont à prévoir au Lieu de la transformation publique (5 minutes à pied, au 77 Avenue de Ségur - 75015 PARIS).

Description du profil recherché

Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.

Une expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel…) est indispensable pour le poste.

Une appétence pour le travail en équipe et les environnements dynamiques, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils de bureautique sont nécessaires.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
4. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
6. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
7. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
8. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
9. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
10. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé