Assistant de direction (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

L’Afiph est une association familiale gestionnaire d’établissements et de services à destination d’enfants et adultes en situation de handicap. Implantée en Isère, nous accompagnons tous types de handicaps. Nous gérons plus de 80 établissements et services. Avec plus de 2300 salariés, nous accompagnons quotidiennement 4500 personnes.

Au sein du département Travail&Insertion, nous agissons pour un parcours de travail adapté, un soutien à l’épanouissement professionnel des travailleurs et un appui au développement de leurs compétences.

Afiph Entreprises Isère Rhodanienne est implanté sur les communes de Vienne (Malissol), Pont Evêque et Saint Maurice l’Exil.

L'AFIPH recrute 1 ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) en CDI pour l’ESAT Afiph Entreprises Isère Rhodanienne au sein du Département Travail & Insertion.

Sous la responsabilité du directeur et en collaboration avec les chefs de service, vos missions seront les suivantes :

ACTIVITES PRINCIPALES :

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique
2. Assurer la gestion des mails et des courriers
3. Participer à la coordination du travail du service administratif et la continuité du service
4. Assurer la rédaction de courrier, des comptes rendus, des rapports d’activité, etc
5. Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
6. Assurer la diffusion des supports de communication
7. Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents

SPECIFICITES RH

8. Contribuer à la planification des remplacements en lien avec les chefs de services
9. Participer au processus de recrutement : mise en forme et diffusion des offres d’emploi et de stage, réception des CV, pré-sélections selon des critères précis, organisation des entretiens, envoi des réponses aux candidats
10. Assurer les formalités d’embauches du personnel et veiller à la mise à jour des dossiers administratifs du personnel
11. Assurer diverses tâches d’administration du personnel
12. Rédiger les contrats de travail et avenants selon les modèles pré établis et les règles internes en vigueur
13. Participer à la gestion de la mutuelle (adhésions, dispenses, etc) selon les règles internes en vigueur
14. Gérer les visites médicales et en assurer le suivi
15. Participer à la gestion de la formation professionnelle
16. Recueillir les données nécessaires à l’élaboration de la paie et les transmette au technicien paie (absences, etc) ; lien quotidien avec le technicien paie et interlocuteur de 1er niveau avec les salariés
17. Administrer les demandes d’acompte et transmettre l’information au service paie
18. Assurer la réalisation des déclarations d’accident du travail
19. Participer à la planification des actions de formation et à leur mise en œuvre en lien avec le Siège
20. Assurer la gestion administrative de la formation professionnelle avec les différents interlocuteurs et l’organisme de formation du Siège (AEC)
21. Assurer le suivi des formations obligatoires ou recommandées (habilitations électriques, SST, évacuation incendie, etc)
22. Assurer la gestion administrative des procédures disciplinaires et de licenciements en lien avec la Direction et le service RH
23. Contribuer à l’administration des relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP)
24. Assurer le suivi des divers tableaux de bord sociaux
25. Répondre à toutes les demandes du service RH Siège
26. Contribuer au suivi des contrats d’assurance automobile, RC, sinistres

ACTIVITES SECONDAIRES :

27. Assister les chefs de service dans la mise en œuvre des règles d’administration du personnel, le développement RH et dans le suivi du temps de travail
28. Participer à des projets transverses au sein de l’établissement et de l’Association
29. Contribuer à l’accompagnement des nouveaux salariés
30. Contribuer à la démarche Qualité menée par l’Association et à la promotion du RGPD

Profil recherché

Votre profil ?

31. Expérience significative dans un poste similaire
32. Maîtrise des outils informatiques (messagerie, tableurs, traitement de texte)

Vos qualités ?

33. Capacité d'organisation, d'adaptation
34. Capacité à gérer les priorités et à gérer plusieurs dossiers en parallèle
35. Autonomie, rigueur
36. Confidentialité

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