Référence CSP: 2025-2109640
Définition de la fonction :
Dans un contexte de changements profonds du métier et d'un accompagnement ANAP identifié pour
l'établissement, le coordonnateur des secrétariats médicaux aura pour mission de planifier, organiser et piloter
les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à
la qualité des prestations fournies.
Description des missions :
Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires
Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité
Réaliser le planning de poste des AMA en contribuant à l'équilibre de la charge de travail
Veiller à la cohésion des équipes
Gérer les conflits éventuels
Assurer l'entretien annuel d'évaluation et fixer les objectifs professionnels
Gérer l'absentéisme
Allouer et optimiser les ressources humaines et matérielles au regard des priorités et de la variation de
l'activité
Assurer un suivi des indicateurs qualité (frappe des courriers, gestion des appels téléphoniques)
Assurer un suivi des indicateurs plus général avec la mise en place d'un tableau de bord suivi
régulièrement
Participer à des réunions et groupes de travail institutionnels
Traitement des dysfonctionnements
Être un acteur dans le développement du DPI, en tant qu'interlocuteur entre le corps médical et le service
informatique
Accompagner, en lien avec la Direction de l'établissement, la transformation du métier de secrétaire, dansun contexte de déploiement de nouveaux outils informatiques et d'un accompagnement de l'ANAP (Agence nationale d'appui à la performance)
Pré requis obligatoires pour exercer :
Communication / relations interpersonnelles
Evaluation de la charge de travail
Gestion administrative
Management
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Stratégie et organisation
Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, SILLAGE), GESTION DES RV, PTAH
Organisation du poste :
Le coordonnateur des secrétariats médicaux est rattaché hiérarchiquement au Directeur des RessourcesHumaines, à qui il rendra compte de manière régulière.
Relations professionnelles :
Avec tous les acteurs médicaux et paramédicaux.
Avec la direction pour la gestion des ressources humaines et matérielles
Avec le bureau des admissions, le service informatique, le DIM pour le traitement des données
administratives
Avec les cadres supérieurs de santé pour un bon fonctionnement quotidien des organisations
Savoir-faire :
Manager une équipe administrative
Manager des projets
Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine
Fixer les objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
Piloter, animer, communiquer et motiver une ou plusieurs équipes
Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources
Conduite et accompagnement au changement
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