Secrétaire de renfort - secteur ouest - had aphp f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Rémunération
Selon la grille indiciaire

Service d'affectation
SECTEUR OUEST - IDF

Présentation du service

Placé sous la responsabilité du Docteur Clément LECLAIRE, le Département Adulte se compose d’un exécutif de département et de 16 Unités de Soins (US) réparties sur Paris et la petite ceinture ainsi que d’une unité d’intervention d’Urgence en soins Palliatifs (Pallidom). Ensemble.

Ces US assurent quotidiennement la prise en charge de 600 patient(e)s en moyenne à leur domicile (domicile privatif, ehpad, centre d’hébergement…).
Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un(e) médecin
référent. Chaque unité de soins à une secrétaire d’US, relayée notamment pendant ses absences et congés par une secrétaire inter-US qui opère sur 2 unités de soins (ou 3 dans le cas Pallidom, Paul Brousse et PSL).

4 Secrétaires de renforts (2 Est et 2 Ouest) sont également présente pour atténuer la charge de travail.


Vos missions

Nouveau poste en création, le secrétaire de renfort est un poste aux missions variées.

Exercice mixte de support aux US à forte activité ou de renfort à distance. Un déplacement sur une unité de soin à titre exceptionnel peuvent à voir lieu


Support sur les US à forte activité ; en priorité sur les libéraux et la gestion du matériel


- Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien
avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la
résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
- Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension),
contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et
ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau.
- Organisation des visio consultations ORTIF : prise de rdv auprès du patient, réservation Outlook au
médecin, rappel du patient avant la visio


Renfort à distance en cas d’absence de secrétariat sur une US
- Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses
natures (saisie MAJ datas DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …). Rédaction et mise
en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et
orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant
le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges /
réclamations
- Gestion des infirmiers libéraux IDEL
- Gestion de la logistique au domicile du patient

Particularités de la fonction :
- Formations adaptées à la fonction : logiciels institutionnels, identito-vigilance, vocabulaire médical, droit
du patient, entretien téléphonique…
- Réunion mensuelle obligatoire avec encadrante en présentiel sur Vésale


Profil recherché

Expérience en secrétariat de 1 an requis
Grade A.M.A ou diplôme de secrétaire médical

SAVOIR FAIRE REQUIS
- S'exprimer en face -à- face ou par téléphone auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques
- Esprit de synthèse et de discernement
- Sens de l'organisation et réactivité
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Qualifications professionnelles
- Qualification en secrétariat
- Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK
Préférable :
- Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD : DOMILINK,
- Connaissance de l'AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée : ORBIS, SAP


Horaires de travail
plage horaire de 08h à 17h en roulement

Télétravail
Oui

Vos avantages à l'AP-HP
Prise en charge des Transports en commun à hauteur de 100 % Tickets Restaurants d'une hauteur de 10 euros par jour travaillés (dont 6€00 à charge de l'employeur) 2 CE : AGOSPAP et HOPTISOINS Supplément Familial supplémentaire pour les enfants


Description de l'hôpital
L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.

Référence de l'offre
2025-15404