Assistant administratif h/f - ec21907

Assistant administratif H/F - EC21907 Socle commun :
- Traitement du courrier de l'ensemble du Pôle en l'absence de l'assistante du directeur du pôle
- Suivi et diffusion de la messagerie « secrétariat DST »
- Gestion des réclamations des riverains sur l'appli mobile, et via le site de la ville, par téléphone et par courrier
- Gestion d'agendas électroniques des directeurs/responsables du pôle
- Gestion des demandes d'interventions relevant du périmètre du pôle (ascenseurs, éclairage public, signalisation, chauffage, etc.) en lien avec les directeurs
- Accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous et de séances de travail, transmission de messages, réservation de salles, organisation de déplacements, vidéoconférences .
- Préparation de dossiers
- Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendu.

Dossiers spécifiques :

Astech et GIR :
- Assistance et suivi de la Gestion sur logiciels métiers ASTECH (gestion des demandes d'interventions) et GIR (gestion des demandes de mise à disposition de véhicules en autopartage)
- Saisie de demandes du pôle technique et Environnement ou des services exceptionnellement
- Extractions statistiques spécifiques
- Rapports d'activités et bil ... emandes

Comptabilité et finances :
- Aide à la préparation budgétaire, saisie des propositions budgétaires sur civil, report du budget voté d ... ableaux de suivi, ..
- Saisie de bons de commande sur civil et d ... ableaux de reporting
- Gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes via les tableaux de suivi
- Validation des factures de location DIAC
- Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés .)
- Contrôle des pièces comptables - révisons de prix

Marchés publics et contrats :
- Assistance au suivi et avancement des marchés publics et contrats
- Suivi de la planification des marchés à passer ou renouveler, alerte

Autorisations, code de la voirie/route :
- Rédaction d'autorisations liées aux occupations du Domaine Public, à la circulation, etc
- Suivi, affichage, transmission, tenue du registre des arrêtés
- Mise à jour du listing et organisation des réunions concessionnaires

Commission communale de sécurité :
- Convocation, frappe de procès-verbaux des commissions

Hygiène urbaine :
- Planification des actions 3D en l'absence de l'inspecteur de salubrité: dératisation, désinfection, désinsectisation de bâtiments ou réseaux d'égouts communaux
- Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages et demandes de dérogation bruit
- Gestion planification et suivi des opérations de captures animales, des animaux morts ou errants, des chats libres
- Instruction de ... tention (animaux de catégorie 1 et 2)
- Rédaction de certificats de salubrités
- Suivi des procédures d'avis à l'occasion des études d'impact et des enquêtes publiques concernant les installations classées

Jardins potagers :
- Gestion des baux (préparation des contrats et suivi (signature)
- Suivi annuel des paiements