Assistante medico-administrative - service upumi f/h

Vos missions en quelques mots Mission générale Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives Missions permanentes Relire, saisir, corriger et imprimer les comptes rendus d’hospitalisation, de courriers de consultation et de courriers administratifs divers Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques Assister au staff dans la mesure du possible Planifier les rendre rendez-vous en consultation si suivi Gestion du courrier Répondre au téléphone et traiter les demandes des interlocuteurs Réceptionner les fax : résultats de biologie à transmettre aux médecins, rdv d’examens aux IDE et médecins Scanner les documents donnés par les médecins dans les dossiers informatiques patients Gérer les dossiers médicaux : archivage de différents documents (courriers, examens, CRH…) Gérer les dossiers en lien avec la direction des usagers Transmettre les dossiers médicaux en réponse aux demandes des patients Faire la programmation des hospitalisations : demande des examens, coordination des dates, information du patient Collaborer à la continuité du secrétariat, notamment pendant les congés ou absences diverses avec les secrétaires médicales du DAU. Descendre les dossiers papier aux archives Missions ponctuelles Réservation de la salle de staff pour besoin du service ou d’autres services demandeurs Gestion des réclamations en concertation avec l’équipe médicale, l’encadrement et la direction des relations avec les usagers Dans le cadre de la communication du dossier médical à la demande du patient : reproduction et envoi des documents à communiquer Profil recherché QUOTITE DE TRAVAIL 100%, 7h30 ou 07h36 HORAIRES DE TRAVAIL Amplitude horaire 08h17h Horaire de l'agent : 09h16h36 RTT à poser dans le cycle régulier du travail COMPÉTENCES REQUISES Maîtriser les outils du SIH : ORBIS, STARE, MEDIWEB, GILDA, GDM Maîtriser l'outil informatique : Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point Rédiger et mettre en forme des notes, des documents Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations Organiser et prioriser les activités de secrétariat Travailler en équipe Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critique Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés, en faire une synthèse Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle SAVOIR FAIRE REQUIS Logiciels institutionnels : ORBIS, GILDA, GDM – MEDIWEB Connaissance de l'environnement hospitalier Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage. QUALITES PROFESSIONNELLES • Discrétion • Sens des responsabilités • Curiosité intellectuelle • Rigueur • Sens de l'organisation • Sens de l'initiative • Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire • Sens de la communication • Disponibilité, assiduité, ponctualité PRE-REQUIS Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S formation de secrétaire médicale ou concours de secrétaire médical. GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Formations institutionnelles proposées FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE  Oui X Non Si Oui, précisez GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP  Oui X Non SURVEILLANCE MEDICALE « Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé » « le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer » PERSONNE A CONTACTER Sona ALBOT : Encadrante AMA Téléphone: 01.42.17.57.68 Adresse mail : sona.albot@aphp.fr