La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Le service commande publique gère la passation des marchés publics en fournitures courantes et services d’un montant supérieur à 40 000 euros HT, pour tous les services de la Ville, et élabore les règles internes en matière de commande publique.
Composé de 22 personnes, le service commande publique est organisé en trois unités (achat, juridique et procédure, support performance achat).
Sous l’autorité de la responsable de l’unité juridique et procédure, l'assistant-e administrative s exerce des missions en lien avec les marchés publics, en collaboration avec les juristes et les acheteurs du service.
Assurer le suivi administratif des marchés supérieurs à 40 000 € HT et des avenants (en collaboration avec un·e acheteur·se et un·e juriste)
* Ouverture des offres dématérialisées et vérification de la présence des éléments de candidature et des offres.
* Établissement des documents d’ouverture.
* Rédaction et envoi des courriers de rejet et de notification, le cas échéant du rapport de présentation des offres.
* Demande de régularisation des pièces de la candidature.
* Mise en signature électronique ou papier auprès du signataire ayant délégation.
* Notification aux titulaires.
* Suivi administratif des courriers de reconductions anticipées ou de non-reconduction.
* Gestion des étapes de l’ouverture des plis à la notification du marché dans le logiciel Marcoweb et la plateforme d’acheteur AWS.
* Archivage des dossiers de marchés.
* Dépôt en Préfecture des marchés supérieurs aux seuils européens et de leurs avenants via le logiciel S2Low.
Organiser les commissions d’appels d’offres
* Planification sur l’année du planning des CAO.
* Établissement de l’ordre du jour, constitution du quorum avec les élu-es membres.
* Réservation des salles, intégration dans les agendas des dates de pré-CAO et de CAO.
* Suivre les arrêtés de présidence des CAO en lien avec le service de l’assemblée pour suivre.
Assurer le suivi administratif interne à la collectivité pour la conduite des marchés
* Suivre les arrêtés de délégation de signature en lien avec le service de l’assemblée pour suivre.
* Renseigner dans le logiciel OKAVEO les éléments de finalisation du contrat, les notifications des marchés, les non-reconductions et reconductions anticipées.
* Participer avec le service finances à l’intégration des pièces de marché dans la GED, l’établissement des certificats administratifs et la gestion les demandes de nantissement.
* Préparez le rendu-acte des marchés notifiés de toute la collectivité en vue de la présentation de ceux-ci au Conseil Municipal dans le logiciel Okaveo.
Autres taches administratives
* Assurer la suppléance des ouvertures de compte à l’UGAP.
* Collaborer à la mise à jour des procédures internes relatives aux chargés de dossiers.
* Gérer la boite email du service, conjointement avec l’assistante administrative.
Savoir faire :
* Avoir les bases des procédures de marchés publics
* Connaître l’environnement des collectivités territoriales
* Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit
* Savoir utiliser en autonomie les outils numériques : boite emails et agenda (outlook), document de rédaction (Writer), tableur (Calc)
* Avoir une première expérience de travail sur des logiciels métiers, si possible :MarcoWeb et AWS, logiciel achat (Okaveo), logiciel d’archives numériques (Ged Alfresco), S2Low
* Savoir organiser des dossiers numériques et classer les documents
Savoir être :
* Capacité à travailler en équipe
* Capacité d’écoute
* Capacité d’adaptation
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
* Temps de travail hebdomadaire :
o 35h35 ou 36 h35
o Semaine organisée sur 4,5 ou 5 jours
o 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement et de 4 à 14 jours de RTT selon le cycle choisi
* Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
* Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
* Télétravail : en partie, en accord avec les nécessités de service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
* Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
* Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
* Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 104,40€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
* Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
* Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
* Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
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