Assistant.e de direction

Vos missions en quelques mots Il.elle exercera les activités principales suivantes : Gestion administrative courante : gestion du courrier, des boîtes mail et des parapheurs, mise en forme de documents, compte-rendu de réunion; Gestion des sollicitations externes et internes de rendez-vous pour la direction; Gestion du Conseil d'Administration et des réunions des partenaires sociaux (Ordre du jour, gestion de documents, envoi convocation, préparation des salles, gestion des projections de documents, gestion des frais de déplacements des administrateurs, gestion du compte rendu); Mise à jour des listes des membres du Conseil d'Administration et des membres du Comité Paritaire Régional; Gestion logistique : organisation des déplacements, réunions et autres évènements internes; Gestion formation : suivi administratif des conventions de formations et ultra-formations, mise à jour des dossiers via le logiciel interne, mise à jour des budgets, suivi de facturation, suivi des mails, etc…; Organisation des dialogues de gestion des régions (prise de rendez-vous, envoi des documents aux participants, tableau de suivi); Gestion du conseil scientifique (planification, gestion des invitations, organisation logistique); Gestion de l’agenda de la direction et des déplacements; Gestion et coordination des calendriers des différentes instances de l’agence (ordre du jour des réunions Directeur Régionaux -Responsable de Département et Comité de Coordination); Suivi et mise à jour des décisions et autres documents (carte achat, Ordre de missions, délégations…); Suivi des dépenses de la direction générale (Demande d'Engagement Juridique, Services Faits). Profil recherché De formation de niveau Bac2 à 3 exigé, de préférence en assistanat de direction ou en gestion des entreprises et des administrations, vous justifiez au minimum d'une expérience de 5 à 10 ans sur un poste similaire, idéalement dans la fonction publique. Vous souhaitez vous investir dans un poste qui nécessite une forte polyvalence et offre des possibilités d’échanges et de travail avec de nombreux interlocuteurs. Vous avez à coeur de contribuer à l'image de l'établissement en appréciant l'importance des missions qui vous sont confiées par votre implication professionnelle. Connaissances et savoirs-faire requis : Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet, etc.), Gestion des agendas et des rendez-vous Gestion de l’organisation matérielle des réunions Maîtrise des règles et processus budgétaires et comptables (Gestion Budgétaire et Comptable Publique, Commande Publique) Mise en oeuvre d'une procédure Gestion de bases de données Capacités rédactionnelles Gestion des urgences Savoirs-être indispensables : Sens de l'organisation et de l'anticipation Rigueur Autonomie Capacité d’adaptation et sens du service Discrétion et confidentialité Réactivité et disponibilité Sens des relation humaines et du travail collaboratif Capacité d'analyse et de synthèse Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Formations générales Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire