Responsable de site (h/f)

MISSIONS :
Sous l'autorité de la responsable de l'Agence de Gaillac, le(la) responsable de site encadre et manage le pôle de proximité de l'agence de Gaillac (Gardiens, agents, suivi de contrats de service, relation client).
Il (Elle) contribue à la mise en œuvre de la politique de proximité de Tarn Habitat en appui de la responsable d'agence, en se positionnant en manager d'une équipe de 3 gardiens. Il (Elle) s'appuie sur les gardiens pour veiller à la bonne tenue des sites. Il (Elle) organise la répartition des missions et activités de l'équipe dans un objectif d'optimisation des résultats, de la mise en place du référentiel Qualibail et de performance collective.
Membre de l'équipe de direction de l'agence, il(elle) travaille en étroite collaboration avec son collègue, responsable technique, dont il assure le remplacement lors des congés notamment. Doté(e) de curiosité et d'ouverture d'esprit, il(elle) a le sens du service aux clients.

ENCADREMENT :
OUI. Nombre de personnes à encadrer : 3

TACHES :
- Effectuer le pilotage des demandes d'interventions techniques : s'assurer de la bonne saisie des demandes par les gardiens, de l'opportunité et de l'orientation des réclamations vers le prestataire adéquat, du suivi et contrôle des prestations ;
- Encadrer l'équipe des gardiens : organiser et contrôler leur travail, gérer les absences et les remplacements (congés, maladies.), les accompagner pour la gestion de désordres de 1er niveau (réclamations, troubles de voisinage.), s'assurer de la prise en compte des sinistres et du contrôle de leur suivi d'activités ;
- Assurer et organiser la veille technique des bâtiments et la qualité d'entretien. Organiser de façon régulière des visites de secteur afin d'optimiser la qualité de service aux locataires ;
- Assurer et organiser l'approvisionnement des gardiens en collaboration avec les agents du magasin central ;
- Organiser le suivi et le contrôle du nettoyage des parties communes fait par entreprise ou par le gardien (st sulpice) ;
- Assurer le suivi et la bonne exécution des marchés de service (remplacement des sols et PPP, commande des diagnostics (amiante, élec etc.), enlèvement des encombrants, tonte, débroussaillage et désherbage des espaces verts, et désinsectisation) ; Commande des travaux, vérification du service fait, liquidation des factures ;
- Assurer la veille patrimoniale : participer à la programmation des travaux d'entretien courant (PEC) en collaboration avec le responsable de l'équipe technique et la responsable d'Agence et contribuer à l'élaboration du programme de gros entretien (PIC/PGE) ;
- Veiller à la communication en continu vers les locataires (Courrier, téléphone, rencontres directes) ;
- Assurer le remplacement du responsable de l'équipe technique lors de ses absences : Encadrer l'équipe des agents du service technique (organiser, planifier via syncroteam et contrôler le travail de l'équipe - organiser les absences, les congés etc.) ;
- Contribuer à la démarche de certification Qualibail par l'application des procédures, des documents relatifs aux engagements de service, qui concernent le périmètre de sa fonction ;
- Accompagner les salariés de son équipe pour la prise en compte et l'application des procédures et documents afférents ;
- Réaliser les EDL sortants (jusqu'aux commandes de travaux) et les visites conseils ;
- S'assurer que les états des lieux entrants sont rédigés dans le respect des procédures de Tarn Habitat.