Secrétaire particulier(ère) du préfet/de la préfète

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Dans une logique de polyvalence avec l’autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes:

- Tenue de l’agenda du Préfet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.

- Contribution à la préparation des dossiers du Préfet, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Direction des sécurités).

- Réception et filtrage des appels téléphoniques.

- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.

- Présentation et organisation des réceptions du Préfet en lien avec les personnels de la résidence: mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...

- Établissement de fiches «réception».

- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.

- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.

- Invitations pour les cérémonies nationales

- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.

- Gestion des messages du réseau RESCOM.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Secrétariat particulier

Composition et effectifs du service

2 personnes

Liaisons hiérarchiques

Le Préfet/La Préfète

Liaisons fonctionnelles
- L’ensemble des membres du corps préfectoral.

- Les services de la préfecture.

- Les services de l’État dans le département et la région.

- Les élus et les personnalités

- Les cabinets ministériels