Vos missions en quelques mots Intitulé du poste : Chargé des achats, de la logistique et des moyens Fonction : Chargé des achats, de la logistique et des moyens Le cadre d’emploi : Rédacteurs, Adjoints administratifs Grade : Rédacteur, Rédacteur ppal 2ème, 1ère cl, adjoint administratif, adjoint administratif ppal 2ème ou 1ère cl Adjoint administratif, Adjoint administratif principal 2ème, 1ère classe - de catégorie : B, C Filière : Administrative Le positionnement du poste dans l’organisation : Rattaché au Chef de service protocole Il gère et centralise les traitements de commandes. Il fait les suivis associés aux achats, à la logistique et aux moyens du cabinet. Il organise, pilote, coordonne le soutien logistique et contrôle la gestion des flux et des stocks de denrées périssables dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité Profil recherché Mettre sous contrôle le processus logistique au sein du service - Veiller au respect du processus de gestion d’approvisionnement et de sollicitation de la Direction du cabinet et du service protocole - Vérifier l’opportunité des besoins exprimés - Coordonner les actions logistiques entre le service protocole et les autres partenaires lors des évènements -De façon ponctuelle, prendre en charge l’organisation des évènements du département sur le plan logistique - Faire appliquer les procédures en vigueur sur la gestion des véhicules - Effectuer les alertes nécessaires au chef de protocole sur la Logistique et moyens - Résoudre les dysfonctionnements, gérer les priorités, les imprévus et leurs impacts sur l'organisation du service - Suivre l’exécution des petits travaux et réparations en lien avec la Direction des services techniques et leur communiquer l’avancement Organiser et gérer l’approvisionnement en matériel et en denrées périssables - Organiser et gérer l’approvisionnement en matériel, en fourniture de bureau et en produits périssables - Faire des devis pour les petits achats - S’assurer de la conformité des matériels reçus en qualité et en quantité - Organiser et assurer la distribution des matériels, fournitures et produits d’entretien au sein de la direction du cabinet - Organiser et gérer les achats de petits matériels et l’approvisionnement en matériel - Centraliser et remonter les demandes de petits travaux et réparations souhaités par le cabinet ou le service à la Direction des services techniques - Centraliser tous les besoins en matériels, petites fournitures et produits d’entretien du cabinet - Assurer et/ou organiser la réception des matériels en liaison avec la Direction des services techniques ou avec les fournisseurs - Archiver les devis, les bons de commandes, les factures, les bons de livraisons et de réception - Tenir un tableau de bord de suivi des commandes, des livraisons (quantité, qualité et prix)
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