Assistant-e administratif-ve d’équipes de recherche

Contexte et atouts du poste

Le métier d’Assistant-e d’Equipes de Recherche (AER) est une originalité et un atout important dans le modèle organisationnel Inria.

L’assistant-e d’équipes de recherche est l’interlocuteur-rice privilégié-e des demandes des membres des équipes car le service des AER (SAER) est un service d’appui qui travaille au sein des équipes, en relation étroite et permanent avec les chercheurs.

Les AER sont compétent-e-s pour prendre en charge des activités nombreuses et variées dans les domaines budgétaires, contractuels et ressources humaines.

Au sein du (SAER), l’assistant-e d’équipes de recherche est à la fois membre permanent du SAER et des équipes projet et travaille pour 2 à 3 équipes de recherche.

L’AER est placé-e, sous l’autorité de la responsabilité hiérarchique de la Responsable des AER de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes.

Mission confiée

Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives des équipes de recherche en assurant une coordination et mise en œuvre efficace des processus.
L’AER assure un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires.

Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées tels que les affaires générales, le budget, les finances et contrats de recherche, l’accueil de personnel, la gestion de la communication et des évènements organisés par les équipes, tout en respectant les normes et procédures d'Inria.

Pour en savoir plus sur les missions et le périmètre du métier d'assistant d'Equipes de Recherche chez Inria, visionnez :

Principales activités

Coordination Administrative et Assistance aux équipes

-Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité.
-Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
-Garantir la bonne application des procédures

Gestion RH

-Participer aux processus de recrutement et accueil des nouveaux membres des équipes de recherche (Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés et des stagiaires)
-Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
-Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH
-Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe

Gestion budgétaire, financière et contractuelle

-Gérer les déplacements professionnels des scientifiques (transport et hébergement, …)
-Organiser les déplacements des invités
-Etablir les demandes d’achat et assurer le service fait
-Assurer le suivi budgétaire des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaires
-Suivre et analyser les différents budgets alloués aux équipes de recherche, en jouant un rôle d'alerte et de conseil auprès des responsables d'équipes

Communication et relations extérieures

-Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires, et les événements scientifiques, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement
-Contribuer à une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, en participant à la mise à jour des sites Web de l’équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques

Compétences

Connaître les principes de la gestion budgétaire et les différents financements de la recherche

1. Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches
2. Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d’outils de gestion
3. Maitriser l’anglais écrit et oral (niveau B1 minimum du CECRL)
4. Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution
5. Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
6. Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
7. Maîtriser les techniques de reporting


A votre arrivée, vous serez accompagné.e dans votre prise de poste avec une formation adaptée.

Avantages

8. Restauration subventionnée
9. Transports publics remboursés partiellement
10. Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
11. Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
12. Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
13. Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
14. Accès à la formation professionnelle
15. Sécurité sociale

Rémunération

Selon les grilles indiciaires