Assistant administratif au secrétariat général

Description du poste

Un emploi d'Assistant/Gestionnaire administratif au secrétariat général est à pourvoir au Centre Hospitalier Métropole Savoie (CHMS).

1° Présentation du Centre Hospitalier Métropole Savoie CHMS et Groupement Hospitalier de Territoire GHT

Issu de la fusion au 1er janvier des hôpitaux de Chambéry et Aix-les-Bains, le Centre Hospitalier Métropole Savoie est l’établissement public référent d'un bassin de santé correspondant au département de la Savoie et au secteur de Belley (Ain). Il propose une offre de soins complète : médecine, chirurgie, gynécologie obstétrique, soins de suite et réadaptation, hébergement de personnes âgées dépendantes. Le CHMS est organisé en 9 pôles d’activité cliniques et médicotechnique. Le nouveau projet d’établissement - a été adopté en janvier .

Le secrétariat général est composé d'un directeur, d'un directeur adjoint, d'un attaché d'administration hospitalière, d'un assistant/gestionnaire administratif. Le service de sécurité-sûreté lui est rattaché.

Dans le cadre du CHMS les principales activités du secrétariat général consistent en la gestion des activités suivantes : fonds de dotation, autorisations, conventions, recherche clinique, patrimoine immobilier et foncier, assurances, sécurité-sûreté, contrôle de gestion.

Concernant le Groupement Hospitalier de territoire Savoie Belley (GHT), ce dernier regroupe 7 établissements publics du territoire et exerce les missions suivantes:

- La mise en œuvre d'une stratégie de prise en charge partagée et graduée des patients

- L'organisation commune et l'optimisation de fonctions supports (achat, système d'information, formation, affaires médicales, information médicale…)

En pratique, le secrétariat général du CHMS, établissement support du groupement hospitalier, organise la tenue des instances du GHT, assure la mise en œuvre du projet médical et soignant et suit la mise en œuvre des projets des fonctions mutualisées.

2° Missions et activités

Assistance du secrétaire général et du secrétaire général adjoint

. Gérer l'agenda, compte rendu de réunion

. Organiser les réunions internes et institutionnelles (groupement d’intérêt économique, comité de coordination des unités sanitaires, GHT, fond de dotation…), rédiger les procès-verbaux des réunions

. Assurer le rôle d’intermédiaire des interlocuteurs du directeur pour la transmission et l’échange d’informations

. Elaborer des procédures

. Organiser pour le secrétaire général la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents liés au service ou suivi des dossiers et la préparation des dossiers qui lui sont confiés

. Remplacement ponctuel du secrétariat de la direction générale, en coordination avec l'assistant.e de la D3P

Gestion administrative du secrétariat général

. Suivre les mises à jour des conventions de partenariat et mettre à jour le tableau de bord des conventions

. Réaliser et contrôler la facturation de prestations prévues dans les conventions

. Gérer les relations avec l'assureur du centre hospitalier, élaborer et suivre les déclarations de sinistres de l’établissement et certains dossiers de contentieux en matière d’assurance (dommages aux biens)

. Coordonner les saisies de dossiers médicaux

. Suivi, remise des badges de stationnement aux ambulanciers

. Réalisation de la comptabilité du fond de dotation

. Coordonner le suivi et centraliser les informations des appels à projets

. Assurer la suppléance de l'attaché d'administration pour les affaires courantes ou urgentes

Gestion de l'activité de recherche clinique

. Coordonner et vérifier les conventions de recherche « investigateur »

. Contrôler la conformité et ou la validité des documents relatifs à la recherche clinique

. Suivi de la comptabilité du groupement de coopération sanitaire "Recherche Clinique des Deux Savoie"

Le champ des activités peut évoluer selon les priorités de l’établissement.

3° Organisation

Cet emploi est placé sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire général du CHMS, et de son adjointe.

Le gestionnaire/assistant administratif a des relations fonctionnelles avec :

L'attaché du secrétariat général, au premier chef

Les autorités réglementaires et de financement,

Le responsable de l'unité de recherche clinique,

Les directions fonctionnelles de l’établissement,

Les assistantes de la direction générale et de la D3P

4° Temps de travail - Horaires

Poste à temps plein du lundi au vendredi

Déplacements possibles : permis de conduire (permis B)

Horaires de journée

Durée du contrat : CDI avec période d'essai (4 mois renouvelable une fois) ou position statutaire

Télétravail possible

L'exercice du poste est réalisé principalement au centre hospitalier Métropole Savoie, place Lucien Biset 73 Chambéry.

5° Compétences requises

Maitriser la lecture juridique et les règles des activités des affaires générales

Etre organisé et rigoureux

Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports

Concevoir et mettre en forme une communication orale ou écrite

Faire preuve d'une capacité d'initiative, d'analyse et de synthèse

Etre capable de filtrer et de répondre aux demandes des interlocuteurs internes et externes

Savoir utiliser les logiciels de bureautique et être proactif dans l'utilisation des outils de productivité

Savoir être autonome dans ses tâches et rendre compte des problématiques au directeur

Respecter la confidentialité et la neutralité

6° Expérience et niveau d’études souhaités

Au moins 5 ans d’expérience en gestion administrative et/ou comptable le domaine hospitalier

Diplôme requis : diplôme dans le domaine de la gestion administrative et/ou comptable, niveau Bac ou bac ou équivalent.

Grade cible : adjoint des cadres - Rémunération : € nets/mois

Poste en CDI (avec période d'essai) ou pourvu par voie de mutation