Assistant mutualisé des dga h/f

Assistant mutualisé des DGA H/F

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint
administratif territorial principal de 2ème classe
Catégorie : C

L'agglomération Paris-Saclay rassemble 27 communes et près de 320 000 habitants. C'est un
territoire vivant, innovant, jeune, qui dispose d'atouts incontestables, notamment sur le plan
économique et environnemental.
C'est aussi un territoire qui offre de réelles opportunités pour y vivre, étudier, travailler, élever ses
enfants et se projeter dans l'avenir. Territoire d'innovation, d'excellence scientifique et académique,
Paris-Saclay se distingue par l'opération d'intérêt national qui le place parmi les principaux hubs
d'innovation mondiaux. Entre coopération internationale, connexions à l'écosystème local et
accompagnement entrepreneurial, le développement économique et l'attractivité territoriale sont les
fers de lance d'une feuille de route résolument ambitieuse. Un projet de territoire qui ne se résume
pas au cluster, ancré dans la diversité des bassins de vie : aménagement du territoire, urbanisme,
rayonnement culturel, cohésion sociale, numérique, gestion d'équipements intercommunaux,
mobilités, gestion des déchets Autant de politiques publiques guidées par un fil rouge (ou jaune
pour nous* ) : notre Plan Climat, l'un des premiers votés en île de France.

Cette feuille de route ne saurait être sans ce qui fonde son action : le partenariat avec les communes,
la mutualisation et le service intercommunal rendu aux usagers. L'ensemble des compétences de
l'agglomération est mis en oeuvre par plus de 750 agents, répartis entre siège et structures
intercommunales. Une organisation administrative qui se veut à l'image des valeurs du territoire :
inclusive, innovante, collective et éco-responsable. Formations, sensibilisations, accompagnement
aux transitions et actions engagées en matière d'intelligence collective, de co-construction
managériale et d'équité de traitement : la politique interne portée par la direction générale des
services vise à donner les moyens de mettre en oeuvre la feuille de route, tout en garantissant un
environnement professionnel stimulant et serein.

Présentation du service
L'agglomération Paris-Saclay recrute son nouvel Assistant mutualisé des Directeurs Généraux Adjoints
H/F pour optimiser la gestion de leur activité, dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la fiabilité et la
réserve. Véritable relais avec les services, vous contribuez à fluidifier la circulation de l'information et du
fonctionnement avec les directeurs et responsables de service.
Missions
A ce titre, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :
Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la
structure

Organiser l'agenda de 4 directeurs généraux adjoints : tenue et prise des rendez-vous en fonction de
leurs priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des
déplacements
Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique : prise de notes et mise en forme de tout type de
courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de
l'archivage des dossiers, suivi de projets et activités de la direction générale, intégration des priorités
dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire
vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des
courriels
Organiser et la planifier des réunions : rédaction des ordres du jour, respect des délais de transmission
de documents avant les réunions, prise des notes lors des réunions et rédaction des comptes-rendus
Assurer un soutien à l'organisation des séminaires, réunions, conférences, accueil de nouveaux
arrivants et autres événements professionnels
Etre référent·e sur les questions RGPD et data pour les DGA
Préparer et suivre le tableau des astreintes de la collectivité

Mission complémentaire : aide ponctuellement en cas d'absence des assistantes de la DGS ou du Président

Relations fonctionnelles :
Relations régulières avec les directions de l'agglomération
Contacts avec les élus communautaires, les communes du territoire et les partenaires institutionnels
extérieurs

Conditions d'exercice
Dispositif de télétravail en fonction de l'activité exercée
Cycle de travail de 39 heures hebdomadaires (25 jours de congés annuels / 23 jours de RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS, restaurant inter entreprise, participation
employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport / forfait mobilité durable
Pics d'activité à prévoir selon les impératifs du service

Profil recherché
Fort·e d'une première expérience sur un poste d'assistanat administratif, vous avez une bonne connaissance du
fonctionnement, de l'organisation et de l'environnement des collectivités et des établissements publics
intercommunaux. Vous maitrisez les enjeux administratifs de l'intercommunalité et vous comprenez les
processus décisionnels et le cadre juridique des collectivités territoriales.
Une connaissance du territoire sera appréciée.

Savoir faire
Bon niveau d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, qualité rédactionnelle et aptitude à la prise de
notes
Maitrise des techniques de communication écrite et orale

Techniques d'analyse et de gestion de l'information
Connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels bureautiques et informatiques
Capacité d'analyse, de synthèse, de rédaction et d'organisation
Réel sens de l'organisation et de la gestion du temps de travail

Savoir être
Capacité d'organisation, rigueur et méthode
Capacité d'adaptation à son niveau d'interlocuteur et aux situations
Qualité relationnelles, sens de l'écoute et du contact, tact et diplomatie
Travailler en transversalité et équipe
Avoir le sens des responsabilités
Faire preuve d'initiative, de disponibilité et de réactivité
Respecter la confidentialité
Savoir rendre compte

Poste à pourvoir immédiatement
Pour tout renseignement complémentaire veuillez contacter .

Tous les postes de la Communauté d'agglomération Paris-Saclay sont ouverts à compétence
égale aux personnes bénéficiant d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé
(RQTH)
CV et candidature à adresser avant le

A l'attention de M. Grégoire de LASTEYRIE, Président de la Communauté d'agglomération Paris-Saclay. Seules les candidatures déposées en ligne seront

examinées.
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