PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
Notre collectivité est le fruit d’un engagement collectif réunissant élus et société civile. A nos côtés bâtissez le territoire pour répondre avec efficacité au défi climatique et offrir un avenir soutenable et désirable à nos jeunes. Tels des passeurs, faisons du Pays Basque un territoire capable d’avoir un temps d’avance sans rien renier de son identité, capable de répondre aux défis contemporains sans compromettre ses valeurs, capable d’agir vite et avec volonté sans céder aux sirènes du court-termisme.
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DESCRIPTION DES MISSIONS
L'assistant administratif et financier assurera : le suivi administratif et comptable de la Direction du Développement économique (7.6 M€ de crédits investissement et 1.5 M€ en fonctionnement) ; la gestion administrative de la Société d’Économie Mixte (SEM) Cré@ticité. Les missions de l’Assistant administratif et financier seront réparties comme suit : 1/ Exécution budgétaire pour la Direction Générale Adjointe Economie: émission des bons de commande et engagements de dépenses (environ 200/an) ; contrôle et rapprochement des factures ; suivi administratif et comptable des subventions, cotisations, adhésions ; tenue de tableaux de bord ; relations avec les prestataires et fournisseurs ; participation à la production des éléments pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec la responsable. 2/ Gestion financière, locative et administrative pour la SEM Cré@ticité: gestion financière : gestion des comptes bancaires, prêts et placements, interface avec l’expert-comptable et le Commissaire aux comptes, vérification et paiement des factures et taxes, émission et suivi des appels de loyers et charges ; gestion locative : gestion des baux commerciaux en lien avec le Conseiller juridique, interface avec le gestionnaire des locaux (suivi travaux, gestion des entrées et sorties) ; gestion administrative : courriers, secrétariat, organisation et suivi des conseils d’administration et assemblées générales, etc. 3/ Secrétariat pour la Direction Générale Adjointe Economie: accueil téléphonique et électronique (réception, identification et orientation des demandes) ; gestion des agendas et des plannings ; organisation de réunions, rendez-vous avec les élus ; diffusion et suivi du courrier entrant/sortant (logiciel métier) ; organisation de manifestations (réservation de salle, traiteur, …) ; appui aux services sur des tâches administratives ; appui au suivi des délibérations et conventions ; production de courriers simples et notifications des délibérations ; gestion et suivi des ordres de missions et états de frais de déplacements ; travaux de reprographie/bureautique ; gestion des commandes de fournitures et des abonnements ; classement et archivage des dossiers ; suivi de procédures de dématérialisation (courrier et archivage) ; coordination avec les services internes (Direction Générale, RH, Ressources, …) ; interface avec les services de la DGA en termes de diffusion d’informations et procédures ; lien au Cabinet du Président.
PROFIL RECHERCHÉ
Niveau BTS Assistant de direction/secrétariat bureautique ; Connaissance des collectivités locales et du territoire ; Connaissance des règles de comptabilité publique ; Maîtrise du Pack Office ; Capacité d'adaptation aux logiciels informatiques métiers (Ciril finances, i-parapheur, e-attestations) ; Grande capacité d’organisation ; Sens du travail en équipe ; Rigueur, discrétion, disponibilité, maturité, autonomie.
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