Assistant administratif f/h

À propos de nous

Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

L’université Savoie Mont Blanc est membre fondateur de UNITA Universitas Montium, une alliance sélectionnée par la Commission européenne en 2020 pour expérimenter un nouveau modèle d’Université Européenne. Depuis novembre 2023, l’alliance compte 12 universités partenaires, dans 7 pays d’Europe. L’alliance a pour ambition de construire un nouvel espace de mobilité (physique et virtuelle) pour ses 250 000 étudiants et 21 000 personnels, d’expérimenter de nouveaux formats pédagogiques et de constituer un socle pour le développement de nouveaux projets collaboratifs de formation, de recherche et d’innovation.


Mission

I/ AFFECTATION :

Direction des Relations Internationales (DRI) – bureau UNITA qui est le point d’entrée de toutes les questions et besoins relatifs à l’alliance UNITA au sein de l’USMB.

II/ MISSIONS

Au sein du bureau UNITA, la personne recrutée apporte son soutien à la réalisation de tâches administratives. Elle suit les déplacements des personnels au sein de l’alliance et les indicateurs de mobilité, effectue les demandes de devis et de commandes de matériels et organise les réunions à l’USMB notamment. Elle participe aux groupes de travail sur le plurilinguisme et la citoyenneté européenne.

III/ ACTIVITES

Activités principales :

· Gestion administrative, soutien logistique à l’équipe et fonctions de secrétariat ;

· Alimentation régulière de la base de données MoveOn pour le suivi des indicateurs de mobilité UNITA ;

· Organisation de réunions ;

· Suivi et organisation des déplacements (réservation de billets, lien avec le service financier, tenue d’un tableau de suivi) ;

· Soutien à l’organisation d’événements, en lien avec la chargée de projets événementiel ;

· Participation au groupe de travail sur le plurilinguisme et l’intercompréhension en langues romanes (Tâche 2.2) et au groupe de travail sur la citoyenneté européenne (Tâche 2.5) en lien avec les enseignantes chercheuses référentes.

o Participer aux réunions mensuelles en ligne

o Participer aux réunions annuelles en présentiel dans l’une des universités de l’alliance

o Mise en œuvre des actions et activités au sein de l’USMB et sur son territoire

Activités associées :

· Apporter un appui administratif et logistique aux personnels de l'USMB impliqués dans le projet UNITA ;

· Participer à des séminaires et/ou événements de promotion d’UNITA ;

· Participer à des réunions en interne (DRI, UNITA Office) ;

· Participer à des réunions avec les universités de l'alliance UNITA.

Conditions particulières d’exercice :

· Poste basé sur le site du Bourget du Lac avec des déplacements réguliers sur les autres campus de l’USMB ;

· Déplacements ponctuels à l'étranger, au sein des universités de l'alliance ;

· Diversité des interlocuteurs et des types d'activités qui peuvent complexifier la mission ;

· Travail ponctuel en soirée et le week-end.


Profil

I/ COMPETENCES

Savoirs :

· Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et des EPSCP ;

· Compréhension de l’Université européenne UNITA et des objectifs recherchés ;

· Connaissances des règles et procédures dans le domaine de la coopération internationale ;

· La connaissance du territoire Savoie Mont Blanc serait un plus ;

· Maîtrise des techniques de communication ;

· La connaissance de MoveOn serait un plus ;

· Bonne maîtrise d'au moins l’anglais (B2 minimum) et si possible d'une autre langue romane (italien, espagnol, roumain, ou portugais).

Savoir-faire :

· Relations extérieures ;

· Techniques de communication ;

· Qualités rédactionnelles et capacité de synthèse ;

· Maîtrise des outils bureautiques dont les tableurs ;

· Collecter et saisir des données ;

· Construire des tableaux de bord ;

· Organisation d’événements et accueil de publics.

Savoir-être :

· Sens de l’organisation et de la planification ;

· Esprit d’initiative ;

· Aptitude à travailler en équipe multiculturelle ;

· Réactivité, rigueur ;

· Capacités d’adaptation.

Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées :

· Formation initiale de niveau BAC+2 ou équivalent.

· Une expérience dans la gestion de projet et/ou les relations internationales serait un plus.

II/ CONDITIONS D’EMPLOI

* Recrutement sur projet

* Contrat à durée déterminée jusqu’au 31/10/2027 (renouvelable)

* Traitement brut mensuel : à partir de 1 836,20€ (INM 373- Echelon 1) - rémunération proposée pour tenir compte des diplômes et de l’expérience professionnelle dans le respect des indices majorés de la grille indiciaire des techniciens de classe normale

* Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)

* Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation

* Télétravail possible

* Adhésion obligatoire au contrat collectif de complémentaire santé sauf dispense et adhésion facultative au régime de prévoyance

* Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…

* Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale

III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 14 juin 2026.

Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter unita-office@univ-smb.fr

Les premières auditions se dérouleront le 30 juin 2026.