Assitant(e) polyvalent(e) (h/f)

**Localisation : Orsay**

**Contrat : Intérim - minimum 6 mois, renouvelable**

**Démarrage : dès que possible**

**Salaire : 32/40K**

### **Contexte du poste**

Nous recrutons, pour le compte d'une entreprise industrielle à forte dimension technologique, un(e) Assistant(e) de Direction.

Il s'agit d'une création de fonction, les missions étaient historiquement réparties entre plusieurs collaborateurs.

Dans le cadre d'une nouvelle organisation et d'un changement de stratégie, l'entreprise souhaite aujourd'hui centraliser ces missions au sein d'un poste clé, en appui direct de la Direction et des membres du management.

### **Enjeux du poste**

Ce poste est structurant et demande une réelle maturité professionnelle.

Il ne s'agit pas d'un rôle d'exécution : la personne attendue devra être autonome, force de proposition et capable d'accompagner l'ensemble des directeurs dans leur quotidien.

### **Missions**

### **Assistanat de direction & coordination générale**

- Gestion du courrier
- Accueil des visiteurs
- Organisation logistique des réunions externes (collations, repas.)
- Suivi des réunions périodiques (CODIR, réunions internes.)
- Rédaction, archivage des comptes rendus (MoM) et plans d'actions
- Organisation des déplacements de la direction et des équipes commerciales
- Gestion des badges du personnel interne et externe
- Rédaction de supports de communication
- Structuration et transmission des informations en interne et en externe

### **Interface Finance / RH**

- Suivi ERP
- Suivi et relance des factures fournisseurs
- Suivi des notes de frais
- Suivi des demandes d'achats / demandes de règlement
- Rédaction de communications internes
- Suivi du recyclage des formations
- Pointage RH

### **QHSE**

- Organisation et suivi des rituels du système de management intégré
- Suivi des tableaux de bord et indicateurs (KPIs)

### **Juridique**

- Classement et administration des contrats, accords et documents juridiques
- Suivi des dossiers d'assurances (attestations)
- Administration du système de signatures électroniques

### **Support aux équipes commerciales**

- Support à l'organisation de salons et conférences

### **Innovation**

- Mise en forme et nettoyage de documents techniques et institutionnels
- Suivi des accords de confidentialité (NDA) et gestion des renouvellements
- Suivi du recyclage des formations

### **Profil recherché**

- Expérience confirmée en assistanat de direction ou poste équivalent
- Profil autonome, mature, capable de prendre du recul et des initiatives
- Capacité à accompagner plusieurs directeurs et à gérer des priorités mouvantes
- Aisance dans des contextes de transformation / réorganisation
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et outils digitaux (ERP.)
- Bon niveau d'anglais
- Excellente expression orale et écrite
- Sens aigu de la confidentialité, fiabilité & énergie positive

### **Relations de travail**

- Rattachement hiérarchique : Direction Générale
- Relations internes : direction, managers, équipes internes
- Relations externes : partenaires, fournisseurs, institutions