Le gestionnaire pédagogique se voit confier la gestion pédagogique de formations. Les missions sont réalisées en collaboration et en interaction avec les responsables de formation, la direction administrative et les services de CY et de CYTech.
En faveur du bon déroulement de la formation et tout au long de l’année universitaire, les missions sont les suivantes :
- l’accueil et l’information des enseignants et des étudiants,
- Travail en concertation avec les directeurs administratifs, l’équipe pédagogique et les services de l’université (scolarité, Direction information orientation, Direction de la formation professionnelle etc).
- La gestion du planning des enseignements (CELCAT).
- La gestion de la scolarité des étudiants (APOGEE).
- L’information des étudiants sur l'offre de Formation (contrat quinquennal) et sur le Règlement de contrôle des connaissances (RCC).
- La gestion administrative des dossiers de candidature étudiants (Parcoursup, Mon Master, E-candidat). etc
- L’archivage des documents papier et numérique.
- L’actualisation mensuelle le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé.
- La communication sur l’offre de formation.
- L’organiser et la participation aux évènements de l’école d’ingénieur (JPO, Cérémonie de Remise des Diplômes etc).
- En cas d'absence suppléer pour assurer la continuité du service.
Travailler en bonne concertation avec sa hiérarchie, savoir remonter les informations nécessaires à sa hiérarchie et appliquer les directives.
Participer aux réunions de service mensuelles et appliquer les consignes.
Gérer la scolarité de l’étudiant :
- Accueillir, informer, orienter au quotidien au bureau, par mail et au téléphone les étudiants.
- Gérer les emplois du temps : mise en place du calendrier de formation, du planning, des rattrapages et des examens (CELCAT).
- Suivre l’assiduité des étudiants boursiers en lien avec la scolarité.
- Gérer la plateforme Cours CYU (Moodle) : créer les cours, inscrire les étudiants dans leurs groupes de TD et rattacher enseignants aux cours.
- Assurer les inscriptions pédagogiques (logiciel APOGEE).
- Organiser les examens et les jurys de délibérations en concertation avec la direction administrative, les gestionnaires pédagogiques et l’enseignant responsable de la formation.
- Saisir les notes, préparer les jurys, et afficher des résultats dans le respect du règlement des examens.
- Préparer les calendriers des examens et organiser les examens en concertation avec les gestionnaires pédagogiques et l’enseignant responsable de la formation dans le respect des délais.
- Suivre les inscriptions au TOEIC et les résultats, le cas échéant
- Gérer les conventions de stage (PStage)
- Gérer et suivre les dossiers de candidatures.
- Veiller au respect du "Silence vaut acceptation" en répondant aux demandes individuelles dans le respect du délai de 2 mois.
- Gérer les voyages d’études, le cas échéant.
Archivage des documents
- Gérer les documents papier et numériques dans le respect des consignes d’archivage.
Communication/Information :
-Afficher quotidiennement les informations nécessaires sur la plateforme Cours CYU, les panneaux d’affichage pour la bonne information des étudiants.
- Participer aux différents évènements de l’école d’ingénieur et de l’université :
- Journée Portes Ouvertes
- Cérémonie de remise de diplômes
- Semaine de pré-rentrée des nouveaux étudiants : Animer la séance de présentation administrative lors de la réunion d’information.
- Gérer des dossiers transverses à la demande de la direction administrative.
- Veiller à la transition écologique en limitant les reprographies, les impressions...
- Actualiser mensuellement le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé pour assurer la continuité de service et le respect des consignes et des délais.
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