Les missions d'accueil sont mises en œuvre par deux agents de la collectivité.
La CCMG recherche la deuxième personne de l'équipe, sous un statut contractuel qui aura pour mission de contribuer au service afin d'accueillir et répondre aux demandes des usagers et/ou les orienter vers le bon service .
Connaissance de la fonction publique territoriale et du fonctionnement des collectivités territoriales
En renfort de l'agent en poste
Ce poste est rattaché à la responsable de l'administration, il assure notamment les rôles suivants :
- Accueil et réponse aux usagers/abonnés
- Support à la logistique des services des instances et réunions (commandes denrées, fournitures, réservations de salles.)
- Gestion de la base de données des contacts
- Délivrance des pass' déchèterie et gestion de la régie
- Réservation du véhicule de location : Visiocom
A cette fin l'agent aura à suivre, mettre en œuvre les tâches et missions suivantes :
- Se tenir informé sur les « offres de services » de la collectivité et de son fonctionnement
- Accueillir et écouter les besoins des usagers (physiquement et au téléphone) lors des ouvertures de l'accueil
- Renseigner les usagers par rapport à leur demande et par rapport aux services/compétences de la collectivité
- Traiter les correspondances usuelles avec les usagers : réponse à l'usager par courrier et par mail
- Réceptionner des colis pour les services dont les accusés réceptions de plis en AR et informer les services de colis reçus
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans le bâtiment, les orienter
- Gérer les réservations du Visiocom pour les associations et suivre son état (état des lieux départ/arrivée)
Activités complémentaires :
- Établir les pass déchèterie, gérer la régie associée
- Gérer le stock et commander les fournitures administratives des services
- Gérer l'agenda des élus et la relations aux partenaires pour les réponses aux invitations/convocations
- Gérer la base de données contacts de la CCMG en lien avec le chargé de communication
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