Assistant(e) de la direction juridique et assurances h/f

Missions de l’assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances :

* Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….

* Gestion des agendas

* Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)

* Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d’administration), conventions annuelles, …

* Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)

* Suivi des abonnements de la DJA

* Réception de courriers/dépôts d’actes d’huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d’un tableau Excell).

* Mise à jour du site intranet du Groupe

Missions plus particulières :

* Budget
- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)



* Gouvernance
- Co-administrateur de l’outil documentaire du Conseil d’administration : Diligent
- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
- Convocations des membres des Conseils d’administration
- Registre de présence
- Suivi des traductions des PV des Conseils d’administration
- Transcription des PV Boards et AG sur les registres
- Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
- Gestion des notes de frais des administrateurs

* Liste des initiés du Groupe
- Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
- Suivi des courriers d’entrées/sorties



Vous possédez plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et/ou d'assurances.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous excellez dans la gestion des priorités et le respect des délais.

Vous maîtrisez parfaitement l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.