L'ORT LYON est une école d'enseignement supérieur dans les domaines du Numérique, des Ressources Humaines et de la Comptabilité. Du BTS au Bac +5, nos formations se déclinent en alternance et en initial pour tous (étudiants, salariés, pôle emploi). Nous recherchons pour une société partenaire située à Lyon 3ème, une personne pour assurer le lien entre l'agence de Lyon et de Paris du point de vue du suivi des candidatures et des éléments administratifs et financiers.
La société est un bureau d'études et de conseils en performance environnementale, spécialisée dans la construction de bâtiments et d'aménagement du territoire.
Le poste est à pourvoir en alternance, avec un rythme de 2 jours en centre de formation et 3 jours en entreprise.
Descriptif des missions :
1/ Services Généraux :
Votre rôle est de s'assurer que les collaborateurs ont le matériel et les conditions nécessaires pour optimiser leur temps de travail et leur confort / bien-être matériel.
- Réaliser l'accueil téléphonique,
- Organiser la réception des colis, du courrier,
- Gérer les locaux (confort, sécurité) en lien avec les différents acteurs et prestataires extérieurs.
- Anticiper et répondre aux besoins de matériel - logistique quotidienne.
2/ Comptabilité / Gestion
- Procéder à la saisie des factures de l'agence sur le tableau de bord dédié,
- Transmettre les factures aux clients pour règlement,
- Relancer pour règlement les factures impayées,
- Identifier les dépenses de l'agence et tenir à jour le tableau de suivi des dépenses
- Saisir et contrôler les notes de frais et transmettre les données variables à l'expert-comptable, réaliser le contrôle des paies.
3/ Administration des Ressources Humaines
- Gérer l'ensemble des données et le processus administratifs de l'équipe lyonnaise (création de collaborateurs, MAJ des données, suivi des visites médicales, transports, mutuelle, tickets restaurant, etc),
- Accompagner et répondre aux demandes, questionnements des collaborateurs sur des problématiques courantes (congés divers, mutuelle, impôts, etc) en lien avec la co-gérante,
- Sous la supervision de la co-gérante, rédiger les contrats de travail et avenants, suivre les mises à jour des contrats avec les différents partenaires.
4/ Gestion administrative des candidatures
- Sollicitation et liens avec les partenaires pour le montage des équipes
- Relai interne sur la gestion des dossiers et sollicitations
- Suivi des dossiers avec notre prestataire externe qui gère la constitution des dossiers administratifs
- Mise à jour des références et mise à jour des certificats de réalisation
Au-delà de ces missions de base, vous pourrez être amené.e à accompagner les collaborateurs à la mise en page de fiches références, plaquette de présentation ou autre document pour une mise en forme graphique.
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