Référence CSP: O088240/418000102
Au sein du cabinet du Président de la Communauté d'Agglomération de Saint-Die-des-Vosges vous aurez comme mission d'assurer les tâches administratives.
Missions :
Organisation et planification des réunions/événements :
- Assurer la tenue des agendas, planifier les réunions et les déplacements en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d'agendas, veiller à leur bon déroulement, établir les invitations, préparer les salles, des éléments de dossiers et d'informations, etc ;
- Veiller à la bonne transmission des documents préparatoires aux réunions en lien avec les services ;
- Assurer l'interface entre les élus, le cabinet et les services et instances partenaires (Etat, Région, Département, associations, communes...).
Protocole : suivi des manifestations pour le cabinet et gestion des représentations politiques :
- Piloter et suivre le protocole des événements et réceptions de l'agglomération ;
- Gérer les invitations et des inscrits ainsi que des aspects organisationnels ;
- Piloter les représentations politiques des élus de l'agglomération sur des événements et manifestations internes et externes.
? Organisation et assistance pour les activités du cabinet :
- Assister le Chef de cabinet dans ses missions, réunions et organisation de ses activités ;
- Participer à l'activité du cabinet : agenda, réunions/rendez-vous, manifestations, implication dans le suivi de manifestations patriotiques, des élections ou de grands événements de l'agglomération ;
- Transmettre des messages, rechercher et transmettre des informations, préparer des fonds de dossiers... ;
- Mise à jour de tableau de suivi et relance des interlocuteurs.
Accueil physique et téléphonique, secrétariat :
- Renseigner et orienter les interlocuteurs ;
- Recevoir les administrés et les partenaires, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriers ;
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et rédiger des comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Structures de coopération territoriale
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