Mission/Activités
Le poste d'assistant(e) de direction, au sein du secrétariat de direction, est placé sous la responsabilité du directeur.
L'assistant(e) de direction tient un poste très polyvalent en raison de son action potentielle sur toutes les activités liées au dirigeant de l'entreprise, comme de la direction. Elle ou il gère aussi bien les emplois du temps, les éventuels déplacements, que les courriers. En cela, elle ou il réalise également des tâches administratives et est un référent pour les interlocuteurs qui souhaitent contacter la direction.
Dans ce cadre, vous :
* Assister administrativement le Directeur,
* Assurez la circulation de l'information transitant par le service
* Gérez le secrétariat en collectif au sein de l'équipe du secrétariat de Direction
* Assurez l'accueil physique et téléphonique des clients direction
* Gérez l'organisation matérielle du secrétariat pour le siège (suivi des stocks de fournitures, organisation matérielle des réunions…)
* Selon l'organisation en vigueur, vous pouvez contribuer à préparer des instances internes (Conseil, commission, CSE…) et, selon les modalités en vigueur, vous en réalisez les procès-verbaux De manière plus occasionnelle, les procès-verbaux des autres instances de gouvernance de l'organisme ( CODIR, COPIL, projet, réunions …)
* Selon l'organisation en vigueur, vous pourriez assurer, en lien étroit avec le service Ressources Humaines, l'établissement des ordres du jour des Instances Représentatives du Personnel (IRP), l'envoi des convocations afférentes et l'établissement des listes de présence
* Gérez les archives matérielles et immatérielles du secrétariat de direction
Le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité du Système d'Information de l'Organisme.
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