Contractuel étudiant – adjoint.e en gestion administrative (h/f)

À propos de nous

Fondée en 1821 et composante de l’Université PSL, l’École nationale des chartes est un grand établissement universitaire reconnu pour l’excellence de ses formations en sciences historiques et philologiques et en humanités numériques. Située sur le Campus Condorcet et engagée dans l’espace Richelieu aux côtés de la Bibliothèque nationale de France et de l’Institut national d’histoire de l’art, elle forme chercheurs, conservateurs du patrimoine et des bibliothèques.

Mission

Au sein du CTHS, vous assurez la gestion administrative courante du service et l’appui aux activités scientifiques.

Vos missions principales :

• Gérer la boîte mail de secrétariat : traitement des messages, orientation vers les services compétents, suivi des réponses et archivage

• Mettre à jour l’annuaire des sociétés savantes dans la base de données 4D, sur sollicitation des structures concernées

• Organiser les interventions du prestataire informatique : prise de rendez-vous, diffusion des informations, collecte des besoins des agents et transmission en amont

• Réceptionner et diffuser le courrier entrant et sortant du service

• Organiser les réunions (hors réunions de section) : conseil de direction, commissions congrès, publications, etc., et rédiger les comptes rendus

• Appuyer l’organisation des réunions de section : export de listes de diffusion, relances, suivi logistique en soutien à l’agente en charge

Poste sans mission d’encadrement, placé sous l’autorité du/de la délégué.e général.e en lien avec la cheffe de pôle diffusion et appui aux projets scientifiques.

Profil

Étudiant.e, vous assistez l’équipe du CTHS dans la gestion administrative courante et le suivi des activités scientifiques.

Compétences et aptitudes recherchées :

• Enregistrer et classer les documents dans le respect des procédures internes

• Rédiger des courriels clairs, courtois et adaptés aux interlocuteurs

• Savoir rendre compte de l’avancement des tâches et alerter en cas de difficulté

• Travailler en équipe au sein d’un environnement académique et scientifique

• Utiliser les outils bureautiques (suite Office, messagerie, bases de données simples)

Savoirs-être :

• Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers

• Réactivité et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément

• Qualités relationnelles et sens du service auprès des équipes et des partenaires

Niveau requis : diplôme de niveau V (CAP/BEP) ou équivalent, étudiant.e inscrit.e dans l’enseignement supérieur. Poste à 50 % en présentiel exclusivement.