Dans le respect des orientations et des valeurs de l'établissement et sous l'autorité de la
responsable de l'antenne de la Marne de la délégation Grand Est du CNFPT, l'assistante
formation, en appui du ou des conseillers formation et sous leur responsabilité fonctionnelle :
- assure l'organisation et la gestion administrative, financière et pédagogique des actions de
formation ainsi que des activités du service.
- assure la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif et logistique des actions de
formation ainsi que des activités du service.
1 - Organisation administrative, logistique et pédagogique d'actions de
formation
- Gestion administrative des actions de formation :
- sélection des stagiaires, convocation, suivi des inscrits, saisie des frais de déplacements
et de présences, édition des attestations
- report, annulation, dédoublement, relance, clôture de l'action dans les outils
- préparation du dossier d'ouverture de stage puis récupération du dossier (liste
d'émargements, RIB.)
- Gestion logistique des actions de formation :
- réservation des salles, des hébergements et de la restauration
- recueil des besoins des formateurs en matériel puis commande ou réservation
- recherche de lieux non couverts par des marchés
- mise en place des salles et dépannage technique/informatique en cours de stage
- Gestion des supports pédagogiques
- sensibilisation et information auprès des intervenants
- mise en forme et chartage des supports pédagogiques à déposer sur la plateforme,
- reprographie occasionnelle
2 - Assistance du ou des conseillers formation dans leurs activités de référent
d'un domaine de formation
- Saisie des stages dans l'outil et ouverture en ligne
- Paramétrage des sessions mixtes, mise en ligne des ressources, création de l'équipe
pédagogique, aide aux stagiaires
- Promotion de l'offre et de stages à faible taux d'inscription
- Contribution au recueil des candidatures sur la plateforme des intervenants
- Ouverture et clôture des sessions
- Envoi du questionnaire d'évaluation et contribution à son exploitation
3 - Participation au suivi financier et au suivi d'activités du service
- Contrôle qualité des bases de gestion informatisées de la formation (sessions, séances)
- Création et mise à jour d'un tableau de bord de suivi de l'activité
- Participation au suivi de l'exécution des marchés publics
4 - Activités spécifiques liées au site
- Participation à l'organisation et à la gestion du site (supervision de l'entretien des locaux,
gestion des biens et fournitures, sécurité du site)
- Régulation des relations avec les prestataires locaux (hébergement, restauration.) avec le
bailleur
- Organisation, participation et accueil de manifestations ou événementiels programmés sur le
département
Vous savez organiser votre travail avec rigueur, autonomie et réactivité afin de l'optimiser
Vous connaissez la fonction publique territoriale et le droit à la formation
Vous disposez de qualités relationnelles et entretenez des relations collaboratives de qualité
Vous savez travailler en équipe
Vous avez le sens du service public et de l'accueil et de l'accompagnement des publics
Vous savez vous adapter aux évènements, mener de front plusieurs dossiers,
Vous êtes capable de vous exprimer devant un public, rédiger facilement
Vous pratiquez les outils bureautiques et de messagerie
Vous êtes disposé à effectuer des déplacements sur le territoire de la Marne et, à titre ponctuel, du Grand Est.
Experience: 1 An(s) - comme secrétaire
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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