Assistant administratif h/f - ec20653

Assistant administratif H/F - EC20653 - Participer à l'activité du pôle chargé de la reproduction d'actes (environ 800 à 1000 demandes annuelles) :
Réception, analyse et traitement des demandes formulées en ligne par les usagers,
- Echanges avec le public via la messagerie fonctionnelle ;
- Recherche des actes à reproduire
- Transmission des documents identifiés ;
- Préparation et envoi des factures ;
- Suivi statistique de l'activité.

- Assurer le secrétariat du service :
Accueil téléphonique ;
- Gestion des notes et courriers (frappe et mise en forme, mise à jour des fichiers chronos) ;
- Gestion des plannings et des rendez-vous ;
- Mise à jour des tableaux de bord ;
- Gestion des stocks de fournitures (recensement des besoins, commandes et suivi de livraisons).

- Participer à l'accueil du public et être référent(e) de l'organisation du poste d'accueil:Contribuer au fonctionnement mutualisé entre les agents de la direction
- Création et mise à jour des procédures
- Réflexion sur des pistes d'amélioration

- Participer au fonctionnement de la salle de lecture :
Accueil et accompagnement des lecteurs d ... recherches ;
- Contrôle a posteriori des consultations d'articles ;
- Rangement des documents, mise à jour des outils, réapprovisionnement en formulaires et fournitures.

- Participer aux évènements d'action culturelle organisés par les archives.
- Assurer un binôme avec l'assistante de direction pour la gestion de l'agenda du directeur.