Siege - responsable logistique export et services généraux - h/f

A propos de la Chaîne de l’Espoir

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.
Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :
* Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
* Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
* Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
* Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.
POSTE ET MISSION

Le Responsable Logistique Export et Services Généraux est responsable de la supervision du prestataire logistique de l’association pour la gestion des stocks et l’ordonnancement et la préparation des commandes expédiées, et du bon acheminement des marchandises à destination dans les pays d’intervention de la Chaine de l’Espoir. Il est également en charge des transports de marchandise en France (enlèvements spéciaux de matériel biomédical notamment).
Il est responsable des Services Généraux (1 site, le siège de l’association à Paris) avec une équipe constituée d’une chargée d’accueil, d’un chargé des services généraux et de prestataires (accueil, courses, factotum/relamping) et de bénévoles.
Sous la responsabilité du Responsable du département Achats et Logistique, il travaille en collaboration constante avec l’équipe des achats médicaux, de la logistique terrain, le département biomédical, les équipes programmes siège et terrain, les prestataires de son périmètre (transitaires notamment) et les services financiers.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Gestion des stocks médicaux de l’associationLe Responsable Logistique Export et Services Généraux est responsable de la gestion des stocks de l’association (alimentés par les acheteurs médicaux et biomédicaux), et particulièrement du pilotage du prestataire en charge du stockage et de la préparation des commandes. A ce titre, il est l’interlocuteur privilégié du prestataire avec la Chaine de l’Espoir, et le point focal de l’association vis à vis des stocks et des expéditions.
* Superviser l’activité quotidienne du prestataire (réceptions, préparations, expéditions) dans le cadre du contrat établi et valider la facturation.
* Gérer les incidents de réception/préparation, les reliquats, et faire le lien avec les acheteurs médicaux/biomédicaux.
* Garantir la fiabilité des informations concernant le stock et sa valorisation.
* Fournir les extractions et analyses demandées par les acheteurs ou le responsable du département, suivre et produire les indicateurs d’activité sur son périmètre.
* Piloter les inventaires et en valider les résultats
2. Ordonnancement et suivi des préparations

Piloter le prestataire logistique en lien avec les acheteurs médicaux, les acheteurs biomédicaux et les programmes (siège et terrain) pour assurer l’approvisionnement des missions de chirurgie et programmes hospitaliers dans les délais :
* Suivre au quotidien l’évolution des préparations du prestataire logistique et sa productivité.
* Actualiser les priorités en fonction des livraisons, des demandes programmes et du plan de transport envisagé pour optimiser l’activité du prestataire.
* Informer les acheteurs médicaux et biomédicaux des incidents et avancées de préparation.
* Valider avec la comptabilité la valorisation et le téléchargement des préparations en comptabilité.
3. Transport et douanes

Assurer l’expertise en fret et douanes au sein de l’association, et l’acheminement des matériels aux meilleur rapport coût/qualité/délais dans le respect des réglementations internationales.
* Sélectionner le schéma de transport le plus adapté pour chaque expédition (type de fret, routing, transitaire).
* Sélectionner les transitaires et transporteurs dans le respect des procédures de passation de marché de l’association, suivre leurs performances et la répartition des chiffres d’affaires.
* Gérer le cadre règlementaire et les flux documentaires associés au fret (Packing List, certificat de don, LTA, connaissement, assurances, incoterm, dangereux, normes IATA applicables)
* Assurer la veille et la capitalisation des informations concernant l’évolution des normes et règlementations, en lien avec les transitaires, et anticiper les besoins spécifiques. Par exemple : réemballage DGX, NIMP, contraintes d’empotage (mer) ou PAX/cargo (air), batteries…
* Organiser les liens et flux d’informations entre siège et terrain jusqu’ à l’accusé de bonne réception (en lien avec le Référent logistique terrain), entre les transitaires et le prestataire logistique.
* Organiser et gérer les hand carry (en lien avec les achats médicaux) et la collecte des dons de matériels biomédicaux de seconde main faits à l’association (en lien avec le département biomédical).
4. Gestion du logiciel de stock:

La CDE gère actuellement ses stocks médicaux et biomédicaux via un progiciel dédié, PIXI.
Un ERP couvrant notamment la finance, les achats médicaux et les stocks est en cours de déploiement.
* Être le point focal de l’éditeur du logiciel de gestion de stock au sein de la Chaine de l’Espoir.
* Être l’utilisateur de référence du logiciel de gestion de stock pour les équipes de la Chaine de l’Espoir et auprès des prestataires.
* Alimenter la base de données pour les achats biomédicaux (création des articles, commandes et bons de préparation).
5. Accueil et Services Généraux :
* Garantir le bon fonctionnement des Services Généraux de l’association pour assurer un cadre de travail efficace, agréable et dans le respect des normes aux salariés, bénévoles et visiteurs de l’association.
* Consolider la gestion des prestataires des Services Généraux pour optimiser le fonctionnement et les coûts sur son périmètre : entretien et maintenance du bâtiment, fournitures de bureau, coursier etc.
* Assurer sur le périmètre des services généraux le respect des règles et obligations applicables, en lien avec la DRH : sécurité et prévention au sein d’un établissement recevant des travailleurs, vérifications règlementaires, décret tertiaire.
* Mettre en œuvre et garantir le respect des procédures achats et gestion sur son périmètre.
* Être force de proposition pour l’amélioration du cadre de travail et la gestion des locaux.
6. Management :
* Assurer la bonne cohésion et le management de son équipe (entretiens annuels, formation, gestion des plannings…)
* Superviser et optimiser l’activité de son équipe
* Assurer le recrutement et l’animation des bénévoles de son équipe
* Organiser et garantit la continuité de service sur son périmètre
FORMATION ET EXPERIENCE

Diplôme supérieur (BAC+3 mini) en supply chain management ou transport international.
Entre 6 et 8 ans d’expérience professionnelle.
Expériences dans l’organisation de fret internationaux, la gestion de flux, l’administration des ventes internationales ou la gestion d’entrepôt.
Expérience en gestion des Services Généraux fortement appréciée.

Compétences et aptitudes :
* Connaissances pointues en chaines de transport internationales.
* Maitrise des incoterms et de l’environnement réglementaire du transport air/mer (douanes, IATA, assurances, tarification).
* Maitrise des concept-clés de la gestion de stock et d’entrepôt.
* Connaissance d’un ou plusieurs progiciels de gestion de stock ,WMS ou ERP.
* Compétences en management d’équipe.
* Capacité à gérer une relation commerciale.
* Rigueur et grand sens de l’organisation.
* Forte résistance au stress.
* Capacité confirmée à réagir à l’imprévu, à anticiper, et à mener plusieurs tâches de front.
* Personnalité positive, efficace et dynamique.
* Sens de l’accueil et de la qualité de service.
* Bonne communication orale et écrite en français et anglais.
* Adhésion aux principes humanitaires et le code d’éthique de la Chaîne de l’Espoir
CONDITIONS
* CDI, poste cadre
* Poste à temps plein, basé au Siège de l’association à Paris, 75015
* Date de démarrage: 1er septembre 2025
* Mutuelle prise en charge à 80%
* Tickets Repas d’une valeur de 12,10 euros pris en charge à 60%
* Remboursement abonnement transport à hauteur de 50%
* Charte de télétravail
* 23 jours de RTT annuel
* Salaire proposé : entre 45 600 et 50 400 euros brut annuel, selon profil et expérience.