Chargé accueil, état-civil, élections (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative 1700 Descriptif de l'emploi Suite à une départ par voie de détachement, sous la responsabilité directe du DGS, vous serez chargé(e) des missions suivantes. Missions / conditions d'exercice Services à la population :
- Assurer la mise en œuvre des activités du service Etat-civil
o Accueil le public ;
o Avis de naissance + reconnaissance ;
o Instruction dossiers de mariage + organisation cérémonie, livret de famille, discours du Maire
o Décès (rédaction des actes et transcription) ;
o Mentions (actes de notoriété, répertoire civil)
o Légalisation de signature ;
o Instruction et organisation baptême civil ;
o Certificats de vie ;
o Recensement militaire ;
o Copie et demande d'actes d'état civil ;
o Instruction des PACS + signature avec les partenaires ;
o Changement de noms et prénoms ;
o Courriers ;
o Suivi de la réglementation ;
o Fichier des nouveaux arrivants.

- Cimetières :
o Suivi des concessions ;
o Demande d'ouverture des caveaux ;
o Organisation des inhumations / exhumations ;
o Gestion des achats de concessions ;
o Courriers ;
o Suivi de la réglementation.

- Divers :
o Organisation cérémonie médaille d'honneur du travail + suivi des demandes ;
o Attestations d'accueil pour les étrangers ;
o Instruction d'ouverture d'un débit de boissons.

Elections - Recensement
- Assurer la mise en œuvre des activités du service Elections :
o Accueil le public ;
o Tenue des fichiers électoraux ;
o Demande de radiation ;
o Demande d'inscription ;
o Gestion des commissions de contrôle ;
o Constitution des bureaux de vote + organisation matérielle ;
o Préparation matérielle des élections ;
o Communication via divers supports médiatiques ;
o Organisation de la liste préparatoire du Jury d'Assises et envoie des documents au Tribunal Judiciaire ;
o Courriers.

Recensement de la Population
o Organiser et suivre le recensement ;
o Recruter, former, accompagner et contrôler le travail des agents recenseurs ;
o Information presse, site internet et par voie d'affichage ;
o Suivre le partenariat avec l'INSEE ;
o Exploiter les résultats de l'enquête ;
o Classer et archiver les documents.

Remplacement et polyvalence - Mise en place d'un guichet unique
- Affaires scolaires,
o Accueil du public ;
o Règlement des factures ;
o Régisseuse suppléante ;

- Accueil Général et Standard
o Accueil le public ;
o Gérer les appels ;
o Planning des salles ;
o Trier et gérer les courriers ;
o Remise des clefs des salles selon les réservations. Profils recherchés - Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet, logiciels communaux) ;
- Savoir élaborer des comptes rendus, des rapports et des notes. Maitriser la rédaction administrative ;
- Savoir prendre des décisions ;
- Savoir organiser une réunion ;
- Savoir organiser une recherche d'information ;
- Entretenir des relations avec les élus et les services ;
- Savoir gérer son temps de travail, son stress et savoir classer et archiver ;
- Maitriser les outils de communication et d'information ;
- Savoir identifier les besoins ;
- Savoir : faire face à tous types de public ;
- Savoir répondre aux attentes du public ;
- Connaitre les règles relatives à la sécurité des biens et des personnes ;
- Connaitre les statuts de la fonction publique ;
- Connaitre les bases de la fonction publique.